請求書ファイルは案件ごと? 請求書フォルダにまとめる?

PCを利用していると、ファイルが増え続けていきます。これを整理する上で、フォルダ管理は基本中の基本ともいえるテクニック。読者の皆様も案件によってフォルダを分けたり、仕事内容や進行状況で分けたりなど作業体系に合わせて管理されているのではないでしょうか。しかし、フォルダ管理は便利な一方で、階層が深くなればなるほど管理が大変になり、どこになにがあるか分からなくなることもしばしば……という問題を抱えています。

さらに、1つのファイルを同時に2つのフォルダに入れておきたいこともあります。たとえば、ある案件Aの請求書ファイルがあったとします。このファイルは「請求書」フォルダに入れておきますが、同時に「案件A」フォルダの中にも入れておきたいところですね。

エイリアスを作成して入れておくという解決方法もあるでしょう。けれど、ただでさえ多いファイル数をさらに増やしてしまうのは、効率が良いとはいえません。できることならファイルを複製したりリンクを作成することなく、自動的に2つ以上の場所にファイルを表示させるソリューションが欲しいところです。今回紹介するソフトウェア「DEVONthink」 は、自分のワークスペース内に独自のデータベースを構築して、従来のファイルシステムよりさらに上を行く効率の良い管理を実現させています。今回はMac用ソフトだけになってしまいます。Windows用のものは、気に入ったものが見つかったら、またあらためて紹介する予定です。

さまざなファイルを一箇所で管理

Mac用ソフトであるDEVONthinkはさまざまなファイルを一箇所で管理するのに最適なソフトです。現存のフォルダやファイルをドラッグ&ドロップするだけで、DEVONthinkのデータベースにインデックスされます。もちろんファイルの場所そのものを変更してしまうわけではありません。ソフトウェア内で元ファイルに影響することなく再整理することが可能です。DEVONthinkには、ProfessionalとPersonal版がありますが、格納できるファイル数やサポートしているファイル形式がProfessional版の方が多いというのが大きな違いです。ここではProfessional版で説明します。

キーワードやファイルタイプに応じてグループ別けをしてくれる「Smart Group」も魅力的な機能ですが、選択したファイルを解析して自動的にグループ分けをする「Auto Group」といった機能もあります。これはファイルを選んで、Data->Auto Classifyを選択すると、ファイルを分析して、関連性の高いグループ(フォルダ)に移動してくれます。多くのファイルの読み込みだけでなく、文書の解析にも使えそうです。

フォルダ管理のほかにビューワーとしても活躍

フォルダ管理だけでなく、ビューワーとしても使えるのが最近のフォルダ管理ソフトの魅力のひとつです。DEVONthinkではMicrosoft WordやPDFのドキュメントデータはもちろん、WebページやRSSもシングルクリックで閲覧することが可能です。つまり、ファイルを開くために別アプリケーションを立ち上げなくてもいいのです。DEVONthinkだけで内容を確認できます。さらに、簡易編集機能があらかじめ付いているので、テキストファイルなどは、シームレスに編集作業を行うことが可能です。興味深いのがメールの読み込み機能で、メールでのやりとりと作業ファイルや関連情報を同列で管理することができます。現在は、Microsoft Entourageのみの対応で、メッセージをひとつひとつドラッグ&ドロップして登録します。案件の管理も、メールメッセージにあるリンクのブックマーク、関連サイトや参考になるRSSフィードなどを一元管理でき、さらに、情報をテキストに書き出しといった一連の作業をひとつのソフトウェアで行うことができます。

DEVONthinkに精度の高い検索機能が組み込まれており、文字入力をしながら、リアルタイムにに検索結果をリストアップしてくれます。データベースファイルのバックアップや書き出しも簡単に行えるので、ひとつのソフトに依存することなく、他のソフトで流用することができるところも嬉しいところです。現存のフォルダシステムにストレスを感じた方、もっと他にいい管理方法がないだろうかと模索していた方は、ぜひDEVONthinkを試してみてはいかがでしょうか。有料ソフトウェアですが、DEVONthinkは6日間の試用期間があるので、まずは新しいファイル管理とはどういったものなのか体感してみてください。