社長が喜ぶ集計表

主要簿

今回のテーマは、帳簿/帳表です。これまで同様、「財務応援Lite」を例に、主要簿と管理帳票を見ていきましょう。

まずは、会計の基本となる主要簿として、仕訳帳、総勘定元帳、試算表を確認します。

仕訳帳

仕訳帳という帳簿名は、「入力元となるデータを仕訳形式で確認できる帳簿」という意味で使用します。財務応援Liteの場合は、出納帳形式や伝票形式の各入力画面に印字機能があり、その機能を使って確認できます。ここでは、メニューからも選択できる「仕訳チェックリスト」を紹介します。

仕訳チェックリストは、入力元が出納帳でも伝票でも、すべてのデータが仕訳形式で印字できるので、最終的な確認用にも一番便利な帳簿です。

総勘定元帳

総勘定元帳は、科目別に明細を一覧にできるので取引を確認するのに便利な帳簿ですが、会計ソフトによっては、入力した摘要欄が全部表示されないものもあります。また、総勘定元帳は、最もページが多くなる帳簿ですので、小規模企業でも印字を躊躇することがあります。

財務応援Liteには、印字ページを節約するために「枠内2仕訳印刷」や摘要の文字を小さく印字できる「摘要圧縮」の機能があります。この点は優れた特徴として挙げられるでしょう。

試算表

財務応援Liteの試算表は、元帳などと同じ形式で印字できる「試算表」と、財務諸表(貸借対照表や損益計算)の形式の「B4試算表」があります。経営管理者が見る場合は後者のほうが見やすいと思います。

管理帳表

管理帳票は、基本的には経理担当者がチェック/確認するための帳簿です。ここでは、経営者が経営データを確認するために見ることができる主な管理帳表を紹介します。

資金日計表

日々現金入金のある企業の中には、前日の資金残高を毎朝社長に報告しているところもあるでしょう。そのような場合、資金日計表が便利です。

資金残高の一覧表は、資金日計表の期間指定で確認したい日付を入力するだけで出力できます。これを利用すれば、前日の資金残高表を簡単に確認できます。

売掛金・買掛金集計表

売掛金や買掛金の補助科目として取引先名を利用している場合は、取引先ごとの取引額を集計できます。つまり、売掛金の集計表は、得意先別売上一覧表として利用することができます。

残高一覧表

残高一覧表では、補助残高一覧表、摘要残高一覧表、部門残高一覧表が作成できますが、ここでは摘要残高一覧表を紹介します。

交際費や交通費、仮払いなど、経費の詳細を担当者別に管理したい場合は、これらの勘定科目の仕訳入力時に、摘要欄に担当者名を入力しておきます。また、摘要入力時の借方科目、貸方科目のどちらの残高を一覧で集計するかを摘要の色で区分しています。このような一覧表は、経費節減や営業管理の資料として利用することができます。

予算管理

財務応援Liteでは、当期予算及び来期予算を設定することができます。実績と予算を比較して、予算の編成、実施、評価といった予算管理が行えます。

予算は月次単位に、勘定科目、補助科目、部門別科目の各残高に設定します。また、先に説明した残高一覧表の摘要集計用に、摘要科目に予算を設定することもできます。

予算と実績の差異は、各試算表や部門別総括表、主要損益科目図表、勘定科目月別推移表などで管理します。

資金繰管理

財務応援Liteでは、資金繰りを管理する帳票として、明細資金繰実績表や概略資金繰実績表があります。実際の業務では、これらの帳表による実績ベースのデータをもとに、資金不足にならないように資金繰りの計画及び立案をすることになるわけです。

資金繰りの管理には、勘定科目ごとに資金繰りコードを設定します。この確認/変更は「勘定科目マスターの変更追加」で行えます。仕訳入力時には、この科目に設定された資金繰りコードで自動集計されますので、特に意識する必要はありません。より正確な資金繰表を作成するために、日別資金繰入力シート及び資金残高入力シートから必要な項目の金額を入力します。