現在、あらゆる学校が「リソース不足であるにも関わらず仕事が山積み」という状況に陥っています。このような問題を解決するのが、電子署名プラットフォームなどのソリューションです。電子署名をワークフローに組み込むことにより、生産性の大幅向上、従来の古いプロセス（入口での名前記入など）の簡素化、書類や許可書の紛失など、学校が直面している課題を解決できます。今日は、Barracuda SignNowなどのソリューションが学校で実現できる4つのメリットについて説明します。
保護者／教師／学校経営者間のコミュニケーションを円滑化
教師は、許可書や登録用紙などのドキュメントを保護者に直接送信できます。ドキュメントを受け取った保護者は、コンピュータ／スマートフォン／タブレットからあっという間に電子署名することが可能となり、ドキュメントは電子形式で返信されるので、プロセスにかかる時間を大幅に短縮できます。また、バスや通学途中での紛失や、紙飛行機にして飛ばしてしまうといった事態を避けることもできます。
紙の無駄とコストを節減
SignNowは、管理上の無駄を省きます。コピーの作成、封筒への封入、返却された書類の追跡などは不要になります。また、切手や事務用品のコスト削減や、ペーパーワークの軽減にもつながります。生徒による紙の消費量も大幅に低減できます。生徒1人が消費する紙の枚数は、年間平均で36,000枚（163kg）にのぼり、500枚入りのパックにすると72冊、1人あたりおよそ576ドルに相当します。これに学校の生徒数を掛けた場合、そのコストは膨大な額になります。
リスク軽減と可視性の向上
SignNowがあれば、ドキュメントのステータスをリアルタイムで追跡できます。法的証拠としても認められるこの追跡機能があれば、適切な担当者がドキュメントの作業をスケジュール通りに処理したことを確認できます。適切なユーザが情報に簡単にアクセスできるようになるだけでなく、不正アクセスや紛失への対策を完全に講じることができます。また、フォームの紛失や機密情報の流出といったリスクをなくすことによって生徒のプライバシーを保護でき、生徒情報を常に最新の状態に維持し、学校のポリシーや法規制に準拠することも可能です。
コスト削減と環境保全
現在、多くの学校が緊縮予算に苦しんでいますが、ペーパーレスへの完全移行はコストと環境保全の両面で大きなメリットがあります。印刷、コピー、ファックス、スキャン、メール、ドキュメントの保管などに関わる支出がなくなり、環境保全にも役立ちます。生徒1人が年間に消費する紙の枚数は、平均で36,000枚（163kg）に相当します。ペーパーレスに移行すれば、平均的な30人クラスで次のような削減効果が実現されます。
- 年間で125本の樹木を伐採せずに済みます
- 6,800kgの紙を印刷せずに済みます
- 7,370リットルの石油を節約できます
- 198,450リットルの水を節約できます
- 樹木1本あたり49.8kgの二酸化炭素の排出を減らします。樹木の平均寿命で計算すると、1本あたり997kg超に相当します。
SignNowのようなソリューションを使ってペーパーレス戦略を学校で推進すれば、EDU環境への新テクノロジ導入でリーダーシップを発揮し、環境保全活動への取り組みをアピールできます。
Barracuda SignNowの詳細については、www.signnow.comをご覧ください。また、Twitterアカウント（@signnow）をフォローしてください。
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Barracuda SignNowのデモ |
バラクーダネットワークスについては、www.barracuda.comをご覧ください。
※本内容はBarracuda Product Blog 2014年8月5日Back to School with Barracuda SignNow – 4 Benefits eSignature Provides to Schoolsを翻訳したものです。
クリスティーン・バリー（Christine Barry）（バラクーダネットワークス、チーフブロガー）
本稿は、バラクーダネットワークスのWebサイトに掲載されている『バラクーダラボ』9月9日付の記事の転載です。
