【コラム】

リンゴ印のライフハック

49 基本の道具だから使いこなしたい「メール」(活用編)

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つい送って受け取るだけになりがちな「メール」ですが、インターネットのサービスとしては最古参の部類に属し、しかもバリバリの現役。長年利用されているだけに、独特の管理ノウハウも整備されています。今回は、メールアプリを快適に使い続けるための管理テクニックを紹介します。

迷惑メールを「学習させる」コツ

前回、メールアプリに「迷惑メール」を学習させるための設定を紹介しましたが、それだけでは不十分です。件名や内容からして明らかに迷惑メールが問題ないメールと判定されたとき、その反対に問題ないメールが迷惑メールと判定されたときには、誤りであることを伝えないとメールアプリは学習してくれません。

迷惑メールが問題ないメールと判定されたときは、そのメールを選択した状態でタイトルバーにある迷惑メールボタンをクリックします。すると、迷惑メールフォルダへ移動すると同時にメールの内容が分析され、差出人の名前やメールアドレス、経由したメールサーバやメール本文の内容など同様の傾向を持つメールが届いたときには、迷惑メールと判定される確率がアップします。検出精度を100%にすることは難しいものの、この作業を繰り返せば精度は次第に向上します。

反対に問題ないメールが迷惑メールと判定されたときは、迷惑メールフォルダに移動されたそのメールを選択し、メールのプレビュー欄に表示された「"受信"トレイに移動」ボタンをクリックします。このボタンをクリックせず、ゴミ箱以外のメールボックスへ移動する方法でもかまいません。ただし、移動せずに削除すると迷惑メール判定が誤りだと学習させられないため、削除したい場合は移動後に実行しましょう。

迷惑メールなのに迷惑メールと判定されなかったメールは、手動で迷惑メール判定を行うと、その後の迷惑メール検出精度が向上します

問題ないメールが迷惑メールと判定されたときは、そのメールを通常のメールボックスへ移動します

ときには「再構築」を

macOSのメールアプリは、受信したメールをデータベースに登録しています。データベース化することで、数千から数万、ユーザによっては数十万通以上という大量のメールのなかから目的のメールを高速に探し出すことを可能にしているのです。

しかし、使い続けるうちにデータベースにムダな部分が生じることがあります。原因はさまざまですが、存在するはずのメールが検索してもヒットしない、部分的に文字化けしている、という現象をたびたび見かける場合は「データベースの再構築」を実行しましょう。

データベースの再構築を行うには、目的の受信箱(メールボックス)を選択している状態で、メニューバーから「メールボックス」→「再構築」を選択します。Macの性能と受信箱内のメールの通数にもよりますが、数十分から数時間ほどかかるかもしれません。時間に余裕があるときに実行しましょう。

なお、iCloudメールのようにIMAP方式のメールサービスを対象にする場合、データベースに貯えられたメール(添付ファイル含む)がいちど全削除されることがあります。その場合、メールサーバにある全メールが再ダウンロードされるため、より時間がかかります。スマートフォンのテザリングを利用している場合には、相当なパケット量が発生しますから、通信環境を確認してから実行することをお勧めします。

データベースの再構築を行うと、存在するはずのキーワードで検索してもヒットしないなどの問題を解消できます

iCloudメールなどIMAP方式のメールサービスを対象に再構築を行うと、メールをダウンロードし直す処理のために時間がかかります

iCloudストレージを節約するために

iCloudメールをメインのメールアドレスにしている場合、無償で割り当てられるiCloudストレージの容量(5ギガバイト)はやがて不足します。その最大の原因は、iPhone/iPadのバックアップ領域として使用したときですが、写真などのファイルを添付したメールをさかんにやり取りすることも原因となりえます。テキストのみのメールは1通あたりせいぜい数十キロバイトですが、写真は1枚あたり1~2メガバイトと100倍ほどの容量ですから、メールの通数より添付ファイルの有無がより大きな影響をもたらします。

iCloudメールはIMAP(メールの実体はインターネット上のサーバに置き、パソコンやスマートフォンから必要なものをダウンロードして利用するメールサービス方式)ですから、メールはサーバから削除しないかぎりストレージ容量を圧迫し続けます。iCloudの場合、有償でストレージを増量するか、不要なメールをまめに削除することがストレージ不足の予防策となります。

受信したメールだけでなく、送信したメールも保管されることに注意しましょう。添付ファイルを削除する目的でメールを整理するときには、受信ボックスだけでなく送信済ボックスにも注意を払いましょう。

なお、メールを削除せず添付ファイルだけを削除することも可能です。本文には影響がありませんから、やり取りの記録は残したいが添付ファイルは必要ない、というメールを整理するときに便利な機能です。対象のメール(複数)を選択した状態で、メニューバーから「メッセージ」→「添付ファイルを削除」を実行してみましょう。前述したとおり、受信ボックスと送信済ボックスの両方で行うと効果大です。

添付ファイルを含むメールを選択する場合は、並べ替え機能を使うとスピーディーです

環境設定パネルの「アカウント」タブで、1カ月後など一定期間後に完全消去するよう設定しておくと、iCloudストレージの消費量を節約できます

「添付ファイルを削除」を実行すると、メールの本文を残し添付ファイルだけ削除することができます

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インデックス

連載目次
第58回 iPhoneとは違う? Macでの「Siri」との付き合いかた
第57回 ファイルの受け渡しをBluetoothで
第56回 Launchpadのワンランク上の使いかた
第55回 「辞書」の賢い使いかた
第54回 iCloudメールが便利な理由と容量節約の基本
第53回 「プレビュー」の機能をもっと引き出す
第52回 Macの「Siri」ならコレができる!
第51回 「iCloud.com」でWindows/Androidユーザと文書をコラボ
第50回 Bluetoothテザリングのすすめ
第49回 基本の道具だから使いこなしたい「メール」(活用編)
第48回 基本の道具だから使いこなしたい「メール」(基礎編)
第47回 子どもにMacを使わせたい、その前に
第46回 MacとiPhoneの連携は「ユニバーサルクリップボード」から
第45回 インターネットから入手したアプリをインストールするときの基本技
第44回 Macでデジタルビデオカメラと付き合うコツ
第43回 紙へ印刷する前に「PDF」を検討しては?
第42回 Quick LookでMacをベンリに
第41回 アプリの「強制終了」が必要なとき
第40回 ディスクの空き領域が足りない、そんなとき
第39回 Macでも「Siri」を使いこなそう
第38回 「macOS Sierra」に備えよう
第37回 ACアダプタのケーブル被膜が破れたら
第36回 Macの「Spotlight」はこう使おう
第35回 USBメモリを快適に、安全に使うには
第34回 TABキーをマスターすればMac使いこなしレベルがランクUP!
第33回 「iPhoneのテザリング」を徹底活用
第32回 Macのありがちトラブル、これで解決(2)
第31回 Macのありがちトラブル、これで解決(1)
第30回 Macだからできる、iPhoneユーザにとってメリットのある機能は?
第29回 iPhoneの流儀はMacに通じる!? (2)
第28回 iPhoneの常識はMacにも通用する!? (1)
第27回 Macで確定申告に挑戦! ~完結編~
第26回 Macで確定申告に挑戦! ~苦闘編~
第25回 Macで確定申告に挑戦! ~導入編~
第24回 Macbook Airの発熱は、内蔵ファンの掃除で予防!
第23回 Windows XPからMacへ
第22回 NASを買うなら「nasne」がおトク!
第21回 「画面共有」を使えば、こたつから離れた部屋のMacを操作できる!
第20回 トラブルシューティングには「Apple Diagnostics」
第19回 Wi-Fiが遅い!? その原因を探るには
第18回 ある日Macが起動不能に!? もしものデータ消失に備えよう
第17回 MacBook Airで本当に"使える"テザリング環境を目指して
第16回 MacBook Airにベストフィットのポータブルオーディオは?
第15回 Mavericksのインストールディスクを作成しておくと、後々ベンリ!!
第14回 MacBook Air 11インチに最適のモバイルストレージは?
第13回 「ThunderboltはあるけれどUSB 3.0非対応なMac」のパワーアップ
第12回 いまあるMacを「Mavericks」で快適に使いたい (前編)
第11回 新しいiMacがキビキビしている理由
第10回 iTunesのレンタル映画を徹底的に楽しむ方法
第9回 まだマウス? iMacでも使いたい「Magic Trackpad」
第8回 近ごろのMacで音楽を愉しむための"お約束"
第7回 MacBook Airのディスクスペースを増やす"おまじない"
第6回 iPhoneとセットで使いこなしたい「Webページ同期術」
第5回 MacBook Airを買ったら! お勧めの基本ワザ10選(後編)
第4回 MacBook Airを買ったら! お勧めの基本ワザ10選(前編)
第3回 Retinaディスプレイなら花の写真がよりキレイに
第2回 外出先で便利な「テザリング」をご紹介!
第1回 はじめてのMac、最初の一歩は「iCloud」から

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