和装に少し興味を持ち、自分でも着付けを習ってみようかと考えたことのある人ならば大抵知っているのが「長沼静きもの学院」だろう。1949年の設立以来、初心者の気軽な着付けから、専門家の育成までを幅広く手がけてきた。

この「長沼静きもの学院」を経営しているのが、株式会社長沼(以下、長沼)だ。女性のフォーマルな装いに長年携わってきた同社は、2000年からブライダル事業にも注力。ヘアメイクやエステ、貸衣裳などブライダル分野で年間約1万組の結婚式を手がけているという。

長沼 代表取締役社長 長沼秀明氏

株式会社 長沼

きもの教育事業及びきもの教材・書籍を販売する「長沼静きもの学院」やブライダル美容サービス、エステティック事業などを展開。日本各地に80以上もの拠点を構え、全国規模でビジネスを展開している。

コミュニケーション活性化に向けた全社共通のグループウェアとしてOffice365を採用

和装の着付けから洋装のウエディングまで幅広く対応する長沼は、全国に80以上もの拠点を構えビジネスを展開している。長沼はこれまで、数多くの拠点をまとめ、全社的に利用できるコミュニケーションプラットフォームを持っていないことを課題としていたという。

長沼 代表取締役社長の長沼秀明氏は、「グループウェアは利用していましたが、全社で活用できているわけではなく、情報の共有はFAXが主流でした。」と語る。 この状態を改善すべく、長沼ではグループウェアとしてOffice 365を採用。長沼 業務システムグループ グループリーダーの山城和佳子氏は、次のように当時を振り返る。

「問題解決にあたり、まず手をつけたのが全拠点を社内ネットワークに接続させることでした。VPN網を再構築し、約80拠点全てを社内ネットワークに接続した上で、統一したグループウェアを導入しようと考えました。お客様の個人情報も扱いますので、セキュリティを確保しつつ情報共有できる環境が必須でした」(山城氏)

他のクラウド型サービスも一通り検討した上で最終的にOffice 365を選定したのは、拡張性の高さが決め手だったという。 長沼氏は「スケジュールを全拠点、全従業員で共有できることと、メール環境がマルチデバイスに対応していることが大前提でした。これだけなら他のサービスでも対応できるのですが、将来的にワークフローシステムなども使いたいと考えていたため、ネクストセットとセットで導入できるOffice 365を選択しました」と説明する。

長沼では2015年10月からOffice 365の利用を開始。全拠点にアカウントを発行し、全従業員が利用できるようにするとともに、既に支給していたiPhoneやiPadでも活用できるよう展開、更により多くのスタッフが外出先でOffice365を活用できるよう、調達しやすいAndroid端末の利用も開始し、2016年9月現在ではWindows OSのSurfaceも活用しているという。

Office 365導入の効果について、山城氏は「コミュニケーションは確実にスムーズになりました。点在していた情報がOffice365という一つのツールにまとまることで情報の利用頻度が高くなり、またモバイルで外出先でもメールや社員同士のスケジュールを確認できることで仕事の効率も上がりました」と語る。

Office365の導入により、円滑な情報共有やコミュニケーションの活性化が行えるようになるなど、当初の課題は解決されたように見えるが、新たな課題も発生したそうだ。長沼氏は次のように説明する。

「従業員のITに関するリテラシーがバラついていたため、統一したシステムによってそのあたりを整えたいという考えもあったのですが、大半が女性で多様な世代の従業員構成ということもあり、当初は現場からかなり抵抗がありました。Office365をそのまま利用するのではハードルが高い部分もあったのです」(長沼氏)

この課題に対して長沼では、教育機会を設けて丁寧に使い方を教えるとともに、ソフトウェア的な対応策を模索した。検討の結果導入したのが、ネクストセットが提供するアドオンツール「ネクストセット・シングルサインオン for Office 365」だ。

不慣れなユーザーも安全に使うためにシングルサインオンは必須

ネクストセット・シングルサインオン for Office 365は、Office 365を利用する企業などのユーザーに対して、ネットワークごとや端末ごとなどの細かなアクセス制御や、パスワード強度、ログイン履歴などを簡単にかつ柔軟に設定・管理できるサービスだ。山城氏は同サービスの導入について次のように語る。

「クラウドサービスはマルチデバイスでどこからでも使えることが特徴ですが、それは同時にセキュリティ面での課題にもなります。従業員が公共のインターネットサービスを用いて利用してしまうようなことがないよう、シングルサインオンのようなセキュリティ機能が必要でした」(山城氏)

Office365へのアドオン導入を考えた時、他社と比較してネクストセットが採用されたのも、やはり拡張性に注目したからだったという。山城氏は「ワークフローなど様々な機能が用意されていて、将来的に使いたいと考えた時にすぐに導入できると感じました。すでに少額の消耗品発注などはOffice365のSharePointで電子決裁を行っていますが、Office365は海外仕様のため組織や部門という概念を持っておらず、意思決定の階層を考慮した承認ルートの自動設定などが行えません。よりユーザーに活用してもらうために、承認ルートを自動設定でき、承認状況が印影で表示されるなど、より見た目にもわかりやすいネクストセットのワークフロー機能についても近く導入を行う予定です」と語る。

長沼氏はネクストセットのアドオンツールを「日本企業にとっては商習慣にのっとった機能を提供している」と評価。「ワークフロー以外にも、今後は掲示板や組織管理などもネクストセットのものを利用して、より便利に使いたいですね」と語る。

Office 365に不足する機能や使い勝手を補うアドオンに期待

本稿で紹介した通り、Office 365を導入することで、コミュニケーションの活性化・効率化を推進する長沼。日本の伝統的文化を扱う同社が思い切ったIT化に舵を切ったのは、現場業務により注力して欲しいという思いからだという。長沼氏は次のように語る。

「長沼で働いているのは、着付師や美容師、エステティシャンといった人々で、職人集団の会社です。弊社ではICTは技術の仕事を支える存在だと考えています。ICTを活用して業務情報の共有や申請作業などを効率化することで、本来の”職人的”な現場業務に注力できる環境を作りたいですね」(長沼氏)

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