「昔は1枚の紙に(用件を)起承転結で内容をきちんとまとめたものだが、今は何でもパワーポイント。枚数も多いし、総天然色でカラーコピーも多用して無駄だ」。これは、ダイヤモンド・オンラインに掲載されたトヨタ自動車社長のコスト削減に絡んだ発言だが、これを機会に改めてパワーポイント(パワポ)の利便性やパワポとの上手な付き合い方を考えてみたい。

　パワポなしでのプレゼンは考えられない、との声も聞かれるほど、プレゼンテーションの場で頻繁に利用されるパワポ。どうしてこれ程までパワポが使われているのか。『パワポ使いへの警告』(講談社BIZ)の著者、榊原廣氏にパワポの魅力と活用方法を伺った。

パワポはプレゼンを成功に導く道具

「パワポはバージョン管理がしやすく、企画のストーリーを整理するための便利な機能が搭載されている大変優れたソフトです。特に、アニメーションなどの演出が可能、ネットへのリンクが張りやすい……など、プロジェクターを利用することで、最高のパフォーマンスを発揮します。弱点は、もともとはプロジェクターを使って表現するためのソフトですので、プリントするとページ数が多くなってしまうことでしょう」(榊原氏)

　プロジェクターを利用するプレゼンでは、「資料を配布すると説明より先に読み進めてしまう人も少なくないが、プロジェクターを使えば自分が説明している箇所に全員が注目する」というメリットもある。パワポなしでのプレゼンは考えられない、は誇大表現ではないと言えそうだ。

パワポとの上手な付き合い方

「パワポは企画を表現するためのツールであり、企画を考えるためのツールではありません。考えがまとまっていない、企画のストーリーができていない、充分な資料が集められていない……、このような段階ではパワポは必要ありません。パワポはフレームのようなものですので、最初からパワポに頼りフレームに当てはめて企画書を作成しようとすれば、体裁は整うかもしれませんが、ユニークなアイデアやオリジナリティーのある企画は生まれないでしょう。
PCの前に座れば膨大な情報や便利なツール、テンプレートが手に入り、パワポにペーストすればそれなりの企画書が作れる今だからこそ、企画を考えるプロセスに時間をかけ、オリジナリティーの高いストーリーを作ることが求められています。パワポを使うのはストーリーが熟考されてからで充分です。考えぬかれた企画でこそ、パワポを使い的確な表現や演出ができるのではないでしょうか」(榊原氏)

　自分が企画したストーリーをわかり易く、それでもってインパクトのある表現で相手に伝えるためには、パワポの役割をしっかりと理解することがカギなのかもしれない。

山田忍(エフスタイル)