恥をかかないためのアポイントメール文とは?

  [2012/04/23]
ビジネスコミュニケーション講師に聞く。恥をかかないためのアポイントメール文とは?

ビジネスの始まりにアポイントは欠かせません。近ごろでは、メールでのアポを求められる場面も多くあります。そこで、ビジネスコミュニケーション講師の大嶋利佳さんに、「アポイントメール文作成のポイント」についてレクチャーしていただきました。


■配慮と感謝の気持ちを示す

「ビジネスのアポイントは、友達との待ち合わせとは違います。ビジネス上での上下関係がある間柄では、上位者(目上の人や顧客など)の都合に下位者が合わせるのが原則です。

しかし、物理的にあわせられないときもあるでしょう。そうした場合には、適切な言葉遣いでうまく調整できるようにしたいものです。また自分の方が顧客や発注側、親会社側などで上位であっても、一方的なアポイントの取り方では信頼関係を損ねます。

アポイントメールのポイント3カ条は、

1.相手の都合に極力あわせようとの姿勢を見せる
自分の都合を優先せざるをえないときでも、できるだけ相手に配慮した表現をしましょう。

2.希望日時を明確にし、早く決められるようにする
お互いの都合をすりあわせるためにはある程度の選択肢が必要ですが、選ぶ幅が広すぎて話があいまいにならないようにしましょう。

3.時間を割いてもらうことへの感謝の気持ちを忘れない
目上の相手にはもちろんのこと、自分が上位であっても「相手に時間や手間を取らせている」という配慮や感謝はしっかりと伝えましょう。

■OK、NG、暇、大丈夫……ビジネスメールでは避ける

ここで、「恥ずかしいアポメールの事例」(大嶋先生)を紹介します。

・自分の都合優先の言い方

悪い例
「私は○日と○日でしたらOKです」
「ミーティングの方ですが、○日○時になります」

改善例
「私といたしましては、できれば、○日○曜の○時~○時か、○日○曜の○時~○時の間ですとありがたいです」
「ミーティングですが、○日○曜○時からに決まりました」

一方的に自分の都合から伝えるのは配慮に欠けます。また、「OK」、「NG」などの略語はフォーマルなビジネスの場では不向きです。

さらに、「~の方」、「ミーティングが~になります」という表現は、間違った日本語です。

・相手の都合を尋ねる恥ずかしい言い方
悪い例
「お暇な時間があれば教えていただけますか」
「いつなら大丈夫ですか」

改善例
「ご面会をお願いできるお時間があれば教えていただけますか」
「いつならご都合がよろしいでしょうか」、「いつならお時間をいただけますでしょうか」

ビジネス中に空き時間はあっても、「暇」はありません。「暇=有能なビジネスパーソンではない」とも感じられます。「暇かどうか」と尋ねるのは避けましょう。

また、「大丈夫?」と言うのもフォーマルな言い方ではなく、学生気分が抜けていない表現です。

・あいまいな尋ね方

悪い例
「来週あたり、お時間いただけますでしょうか」
「お時間があったらでいいんですけど、ミーティングお願いします」

改善例
「来週月曜日から木曜日の間でのご都合はいかがでしょうか」
「もしお時間があれば、今週中にミーティングができればと願っております。ご都合がつかない場合はお電話ででも結構です」

「来週がいいのか、再来週でもいいのか?」、「時間がなければ打合せなしでいいのか?」などが分かりません。選択肢を狭くすると一方的になりますが、遠慮してあいまいに伝えるのも、日時を決める手間を余計にかけさせることになります。

・一方的、横柄な締めくくり

悪い例
「○月○日○時で、よろしくお願いします」
「○月○日○時、弊社にてお待ちしております」

改善例
「それではご多忙のところ恐れ入りますが、○月○日○曜○時でよろしくお願いします」
「ご足労をおかけいたしますが、○月○日○曜○時、弊社にてお待ちしております」

自分の都合を通すときや、相手に来てもらう場合は、特にもう一言、感謝の言葉を添えて丁寧に締めくくることが大切です。

最後に、
「メールの恐いところは、自分が恥をかいていることに気付かないことです。接続詞の使い方が間違っていると、伝えたい内容の本質が違って解釈されることもあるでしょう」と大嶋先生。

自分では礼儀を尽くしたつもりが、実は不信感を与えているかも……と思うと、不安がよぎります。送信ボタンを押す前に、上記のことが反映されているか、一度は必ず読み返すようにしましょう。

ビジネスコミュニケーション講師に聞く。恥をかかないためのアポイントメール文とは?

監修:大嶋利佳氏。大学勤務、会社勤務、ビジネス専門学校教員を経て研修講師として起業独立。ビジネスコミュニケーション全般の研修、講演を幅広く提供している。執筆分野でも活動し、30冊以上のビジネス書籍を刊行。最新刊は『ビジネス電話のマナー&技術』(産業能率大学)。本を書きたい人のための『出版実現講座』(通信制)も主宰している。http://www.ohshima-rika.info/



(岩田なつき/ユンブル)

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