【インタビュー】

新入社員のためのビジネスメール術

1 ビジネスメールは「会社のもの」

 
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入社したての頃は、ビジネスメールの作成に苦労したという人も多いのではないだろうか。『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』(文響社/税別1,350円)の著者であり、一般社団法人日本ビジネスメール協会代表理事、アイ・コミュニケーション代表取締役の平野友朗さんに、ビジネスメールの基本や書き方のコツを伺った。

平野 友朗(ひらの ともあき)
一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事
株式会社アイ・コミュニケーション 代表取締役
筑波大学卒業後、広告代理店勤務を経て2003年に独立。メールマナーに関するメディア掲載400回以上、著書24冊のビジネスメール教育の第一人者。ビジネスメール教育に力を入れる官公庁、企業、団体、学校へのコンサルティングや講演・研修は年間100回を超える。

"誰に見られても恥ずかしくない"が基本

――ビジネスメールを作成する上での心得を教えてください

ビジネスメールは、自分のものではなく、会社のものであると自覚して使う必要があります。会社から支給されたメールアドレスを使いやりとりする、そのメールは会社のものです。会社によっては、社内のシステム担当者がメールをチェックするところもあります。つまり、誰に見られても恥ずかしくないレベルで書くということが重要です。

プライベートでメールをやりとりする場合は、内容に誤りがあった際も、謝れば済むかもしれませんが、ビジネスメールでは、ある社員が質の低いメールを送ったとしたら、「あの会社はひどい」といった印象を与えるかもしれません。また、内容の間違いや添付ファイルの送り間違いでトラブルになり得るということもあるので、日頃から会社の代表として送っているという心構えを持ちましょう。

そして、慣れてくるとメールのチェックが甘くなりがちですが、一度送ったら取り消せないものであることを強く意識するべきです。一回は必ず推敲し、内容に間違いがないか、読みやすい文章であるかをチェックしてみましょう。

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インデックス

目次
(1) ビジネスメールは「会社のもの」
(2) 基本の定型をおさえよう!
(3) 仕事が速い人のメールって?
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