Googleお役立ちテクニック - Googleドライブで「版」を管理する

この連載では、Google検索やGooleの各種サービスを便利に使う小技を紹介していきます。【バックナンバー】Googleお役立ちテクニック

Googleドライブには、ファイルの更新履歴を記録する機能があります。ファイルが変更されたり、上書きされたりしたときに、変更箇所やファイルのバージョンを記録する機能です。デスクトップ版のGoogleドライブをインストールしているなら、簡易的なバックアップツールとしても重宝します。

デスクトップ版のGoogleドライブアプリを利用してフォルダを同期している場合、ファイルを編集すると最新ファイル(現行版)のほかに、古いバージョンのファイル(旧版)が記録されます。

旧版のファイルは、何もしなければ90日で削除されます。削除される前であれば、削除しないように設定したり、ダウンロードしたりできます。万が一、PCのストレージにアクセスできなくなっても、Googleドライブからファイルを復元できて、いざというときに便利でしょう。

ファイルを選択し、「その他の操作」→「版を管理」をクリックします。

「版を管理」という画面が表示されました。「現行版」の下に古いバージョンのファイルが保存されています。ダウンロードすればファイルを復元できます。

なお「版を管理」メニューは、Googleドライブで編集中のファイルには表示されません。これらのファイルについては、次に説明する「変更履歴」でバージョン管理を行います。

GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなど、Googleドライブ上で編集中のファイルは、ファイルを開いている状態で更新履歴を表示できます。

変更のあった箇所がハイライトで表示され、更新前のファイルにいつでも戻すことができます。共有ファイルの更新箇所をすばやくチェックするのにも便利です。

書類をGoogleドキュメントで開いて編集します。「ファイル」→「変更履歴を表示」をクリックします。

画面右に変更履歴が表示されました。履歴をクリックすると変更箇所がハイライトで表示されます。前のバージョンへ戻すこともできます。