【ハウツー】

手帳を上手に使うための9つのポイント

1 手帳+蛍光ペンで「定時内に仕事を終える癖」をつける

 
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11月になりましたので、早い人はそろそろ来年の手帳の準備をしている時期かと思います。先日は「手帳の選び方」について書かせていただきましたが、今回は「手帳の使い方」について私が個人的に実践しているものの中から読者の皆さんにも使っていただけそうなTipsをご紹介したいと思います。

1. 予定をとにかく放り込んで囲む。自分へのアポも忘れずに

とりあえず未確定な予定もどんどん先に予定を放り込むようにして手帳に書いています。動かせない予定は時間を囲んで、その時間をロックするイメージをつけると他の予定と強弱がついてわかりやすいですね。

予定をとにかく放り込んで囲む。自分へのアポも忘れずに

そして忘れがちなのが自分との約束。「自分1人の予定だから」と優先度を下げずに他人との約束と同等に扱うように心がけると、自分のための時間を確保でき読書やスキルアップなど時間の自己投資ができます。

2. 就業時間を蛍光ペンで引っ張る。定時内で仕事を終える癖をつける

ダラダラと残業をしてしまう人は1日の締め切りを明確に意識できるように就業時間に線を引いておきましょう。「その中で何とか仕事を収められないか」を考え、タスクに優先度をつけてパズルを組むように予定を立てる練習をしてみると良いですね。

就業時間を蛍光ペンで引っ張る。定時内で仕事を終える癖をつける

それでもしばらくは残業が減らないかもしれませんが、定時でラインを引くことで自然と定時までの時間と残業の時間に区切りができるイメージができ、残業しないようにするにはどうすればいいかを考えるようになります。

私自身、この区切りがないと際限なく”これは今日中に仕上げれば良い”というような気持ちになってしまうことがありました。

3. 予定を色分けし、色のイメージで1週間を頭に入れておく

自分の好きな色でいいので予定を色分けしてみると色のイメージで予定が頭に残りやすくなります。

例えばこんな予定が入っているとします。

・水曜日の仕事後に何かプライベートの予定があったな
・金曜日の午後に重要な外出があったはず

それを私の場合は次のように色分けしています。

・赤=重要事項 絶対に外せない用事やタスク(仕事)
・青=通常の予定(仕事)
・緑=プライベートの予定
(※何となくどこに何色があったかを覚えておくだけでもOK!)

予定を色分けし、色のイメージで1週間を頭に入れておく

また、黒は時として手帳の罫線と同じ色になることが多いため、予定を書いても目立ちにくく、手帳の中で沈んでしまう場合があります。好みの問題でもありますが黒を使わず、自分が書いた予定を目立たせて記憶に残す方法もあります。

4. 1日1日終わった印をつけると、1日を大切にするようになる

1日の締めくくりに斜線でも丸でも何でも良いので印をつけていくと、自然と1日1日を大切にするようになります。印を付ける作業を通して、1か月の中で今日は月のどのあたりなのか、今月はあと何日あるのかを意識するようになるからです。

1日1日終わった印をつけると、1日を大切にするようになる

余裕がないときはこの作業を忘れたりしますがそれでも大丈夫。「2日間消すの忘れてたな~余裕がない状態だな~ミスしそうなので気をつけよう」といった具合に、自分の余裕のバロメーターとしてもこの作業を使うことができます。

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インデックス

目次
(1) 手帳+蛍光ペンで「定時内に仕事を終える癖」をつける
(2) 移動時間を「見える化」して有効活用する
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