【レポート】

5分の遅延も許されない! 国内外の在宅スタッフをつなぐメールサーバー

廣瀬治郎  [2015/02/18]

株式会社グリーゼ 代表取締役 江島民子氏

株式会社グリーゼは、企業のマーケティング活動や顧客とのコミュニケーションにおいて、"文章"を有効活用してビジネスを成功に導くことを目指し、Webを中心とした「ライティング」を提供する企画・制作会社である。ユーザーニーズに応じて専任のライティングスタッフを含めたプロジェクトチームを構築し、ビジネスの戦略立案から数値分析までトータルにサポート。メールマガジンやWebコンテンツの制作のほか、ブログやSNSの運営サービスなども提供し、ECサイトを中心に10年以上の実績を重ねている。

代表取締役の江島民子氏は、「私たちは長年、"コトバのチカラ"を重視してきました。どんなに高価な広告でも、美しいWebサイトでも、魂を込めたコトバがなければ、お客さまの心は動かせないのです」と述べる。

最近では、SNSマーケティングが浸透するに従って"コトバのチカラ"に気づくユーザーが増え、"ファンを作る"ライティングが評価されているほか、医学や語学、法律など、専門性の高い分野にも対応できることから、順調にビジネスが拡大してきているという。

ビジネスの中心にあるメーリングリスト

株式会社グリーゼ 取締役 福田多美子氏

グリーゼに所属する約220名のライティングスタッフの多くは、海外を含めた全国各地の主婦層であり、同社の専門教育を受けてライターとして活動している。取締役の福田多美子氏によれば、顧客やスタッフとのコミュニケーションには、メーリングリストを多用しているという。

「実は、本社オフィスを構えたのはごく最近のことで、それまでは私たちも在宅ワークで事業を展開していました。そのため、ビジネスコミュニケーションのほとんどはインターネット──メールを介して行っています。プロジェクトごとにメーリングリストを作成し、顧客や当社の担当者とライティングスタッフが参加して、常にコミュニケーションを共有している状況です」(福田氏)

上述のとおり、ライティングスタッフは在宅ワークの主婦がメインであり、子育てや家事をしながら、合間の時間をライティングに活用しているケースがほとんどだ。子どもたちが寝静まった夜中に仕事をするスタッフや、時差のある海外で働くスタッフもいるため、メール以外のリアルタイムコミュニケーション手段が使いにくいという事情もある。

ライティングの細かな言い回しや用語の使い方を指示したり、顧客から頻繁に修正が入ったりすることも多々ある。こうした指示や修正を記録する媒体としても、メールは使い勝手がよい。

「当社の顧客には地方の小企業なども含まれており、ITに詳しくない方も大勢います。多機能ではあっても修練が必要なコラボレーションツールより、使い慣れたメールのほうが好まれるのです」(江島氏)

停止や遅延のないメールサーバーインフラが必要

グリーゼにとって、メールシステムはビジネスの生命線と言っても過言ではない。しかしそれだけに、トラブルが発生して停止することは絶対に避けなければならない。ライティングの依頼や修正の指示が届かないという事態が発生すると、大きな問題となってしまう。

そこで江島氏らがメールサーバーのプラットフォームとして選択したのがNTTPCコミュニケーションズ(以下、NTTPC)の提供する「WebARENA 共用レンタルサーバー SuiteX」である。SuiteX上では、数十のメーリングリストのほか、4つのサイトを運営している。

もともと江島氏は、グリーゼを設立する前からWebARENAのホスティングサービスを活用しており、使い勝手や安定性については実証済みであったそうだ。

「実は以前、より安価なホスティングサービスを試してみたことがあります。しかし、いずれのサービスも、メールサーバーの停止やメール配信の遅延が頻繁に発生し、夜中にスタッフらが騒然とすることもありました。また、スタッフは主婦層がメインのため、5分後に子どもの迎えに行かないといけないという状況のなかメールが送れないと、仕事の遅延につながるリスクがありました。しかしWebARENAは、これまでまったくトラブルが発生していません」(江島氏)

グリーゼでは、常に40~50のプロジェクトを抱えており、1つのメーリングリスト(プロジェクト)では、1日に数十本のメールが飛び交うという。リアルタイムコミュニケーションのようにメッセージが集中することもあり、インフラへの負荷が想像以上に高いと推測される。ところが、メーリングリストをWebARENAに集約したところ、スタッフからクレームが発生することはなくなったという。

サーバーやメーリングリストの管理は、江島氏と福田氏、およびアルバイトスタッフの3名で行っている。江島氏らは技術に詳しいわけではなく、難しいIT用語に戸惑うこともあるという。しかしWebARENA SuiteXは、機能が豊富であるにもかかわらず、管理画面のインターフェースがとてもわかりやすく、何ができるのか、どうすればよいのかを直感的に理解できるのがよいと評価する。

「メーリングリストの管理が日常的に発生するのですが、ほとんど苦になりません。多数のメールアドレスを登録するのも、コピー&ペーストで簡単にできます。オンラインマニュアルもあると聞いていますが、困ったことがないので、実はほとんど使ったこともないのです。女性にとっても、非常にやさしいサービスだと気に入っています」(福田氏)

現在、多くの企業では在宅勤務を含めた“ワーキングスタイル変革”を推進していることだろう。誰でもどこでも使えて、記録も残るメールは、強力なコミュニケーション手段として残されることは間違いない。グリーゼのように、NTTグループの信頼性とWebARENAの安定性を選択することは、スムーズな業務の提供において非常に重要な要素となるはずだ。

株式会社グリーゼ

グリーゼのセミナーは、デジタルハリウッド(御茶ノ水)で毎月開催中!
「成約率を10倍上げるためのWebライティング講座
~SEO対策競争に巻き込まれないWebコンテンツの作り方とは?~」


コトバの、チカラ
グリーゼの"コトバ"への思いが詰まったサービス紹介サイト。メールマガジンやWebコンテンツ、SNSなど、幅広くサービス展開している。






SEOに効く!コンテンツ制作
グリーゼが運営するSEOサービス。サーチエンジンの対策もキーワードという"コトバ"が大きく関わる分野。Webライティングに特化してきた同社が、キーワード選定からSEOを押し上げる。




日本ネットライティング協会
数々の受賞歴を持つ、グリーゼの江島民子氏と福田多美子氏の両氏が立ち上げた日本ネットライティング協会のWebページ。入会すると メールマガジンやSNSなど、コンテンツに登場する"文章"を添削してくれる。

お問い合わせ先

株式会社グリーゼ
〒154-0012 東京都世田谷区駒沢2-16-18ロックダムコート202
TEL:03-6450-9204
Web:http://gliese.co.jp/
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