デスクではPC、外出中はスマートフォンやタブレットを使っていつでもコミュニケーションが取りやすくなった。しかし実際にはスムーズなコミュニケーションができていないと感じる場合もあるのではないだろうか。手軽でありながらビジネス利用にふさわしいセキュリティ機能も備えているグループチャットツール「TopicRoom」ならその課題を解決してくれるはずだ。

ビジネスコミュニケーションにふさわしいのはグループチャット!

社内や部署内、またはプロジェクト内でのコミュニケーションに課題を感じたことはないだろうか。メールの返事がなかなか戻ってこないせいで仕事が止まってしまう、いちいち電話で確認しなければならない、というような相手は数人集まると必ず混ざっているものだ。また、メールよりも電話で直接話した方が手早いという人もいるが、それでは会話の記録が残らない。言った、言わないというやりとりがあるのも困ってしまうし、重要な情報を後から確認するのも難しくなる。

そうした時、レスポンスの速度や対応についてルールを定めてもあまりよい結果にはならない。必要なのは手軽に利用でき、軽快に動くことでユーザーにストレスを与えず、さらにきちんとしたログを残すことで情報の活用や管理にも役立つツールの導入だ。そうした、メールと電話の中間のようなツールがグループチャットなのだ。

グループチャットは電話とは違ってテキストで会話の記録が残り、メールよりも迅速な応答が期待でき、短文で活発なやりとりを通して親交を深めることもできる。部署やプロジェクトのメンバーを登録したグループに向けて発言すれば、確実に全員に伝わる。電話のように伝言する必要もなければ、メールのようにCcを付け忘れて連絡漏れが発生することもない。

現在、コミュニケーションに不足や不便さを感じているのならば、取り組んでみるべきはグループチャットの導入だ。

必要なのはログの管理ができるLINE風グループチャット

グループチャットならば何でもよいというわけではない。たとえば、現在最も身近なグループチャットといえばLINEだろう。多くの人がスマートフォンで家族や友人との気軽なやりとりを楽しんでいるはずだ。仕事の仲間ともLINE感覚でやりとりをすることで、スムーズなコミュニケーションを実現するのはよいことだが、LINEそのものを使うわけにはいかない。それは、セキュリティと信頼性に問題があるからだ。

ある企業では、若手社員の間でLINEを使ったコミュニケーションが自然発生的に始まっていた。しかしその様子を見た取引先から、それで大丈夫なのか、と不安を指摘されたという。遊びの情報も仕事の情報も同じツールで扱うことの危険性は不安感はもちろん、実際にどういうやりとりをしているのか会社側では把握できない状態が問題だと指摘されたわけだ。

これはLINEに限らず、Facebookなどでも同じだ。仮に業務用端末を企業側で支給し、プロジェクトチーム内でしか通話しないと定めていてもログが管理できないことに変わりはないし、取引先の前で使えば信頼を損なう可能性もある。

そこで必要になるのが、業務に特化したグループチャットだ。特に、LINEのような軽快な使い方ができるものが必要だろう。スマートフォンからも手軽に利用でき、ビジネスで使うにふさわしいセキュリティ機能を備えているべきだ。数あるグループチャットの中で、その要求に対応してくれるものとして「TopicRoom」がある。

軽快に動作するネイティブアプリを提供

「TopicRoom」が特に優れている部分は2点ある。1つ目はエンドユーザーにとってのメリットで、利用が非常に快適であるということだ。

複数端末が利用できるチャットツールはブラウザベースで稼働するものが多いが、「TopicRoom」はブラウザベースだけでなく、各OS向けにネイティブアプリを提供している。そのため、非常に軽快に動作してくれるのだ。スマートフォンからの利用画面はLINEやSkypeのチャット画面に似ている。スムーズに利用できるインタフェースで、レスポンスも速いから、返信が速めの掲示板という形ではなく、チャットとしてしっかり機能してくれる。発言に対する返信ができるのは当然だが、編集や削除もできるから使いやすい。

個人端末に導入しても、アプリが個人利用のものとは切り離されているから業務に関係のないものは流れてこない。端末設定でログアウト中の通知をOFFにしログアウトすることで、業務時間外に通知を受けない設定が可能である。この機能によりどこでも連絡がとれるがゆえに労働時間が長引いてしまうという課題もないはずだ

コンシューマー向けのチャットアプリと同じ感覚で軽快に利用できる

ミスがあった時などに後で活用しやすいよう、発言を編集しておけるのもよいところだ

セキュアなチャットで管理もしやすい

もう1つのメリットは管理者にとってのもので、セキュリティが強固であるということだ。「TopicRoom」はIDとパスワードという2つのキーだけでなく、端末認証とアプリケーション認証を加えた4キー認証を実施する。複雑すぎるパスワードや頻繁なパスワード変更といったユーザーへの負担を強いることなく、しっかりとセキュリティを確保できるというのは大きなメリットだ。

また、ログアウトしてしまえば端末内にログが残らない設計が行われている。さらにリモートで端末の認証情報を削除したり、パスワードリセットをかけられる。端末紛失時はもちろん、退職時にも業務情報だけをさっと削除できるわけだ。端末を丸ごとリモートワイプするとなるといろいろな問題が出てくるが、アプリ単位で操作できるから対応しやすい。

ログの保管を行っており過去に遡った引用なども可能なのだが、この蓄積データはもちろん、通信も暗号化している。万が一盗聴されても情報が漏洩する心配はないのだ。そして、受信したメッセージに任意のキーワードがあった場合、通知マークを変える機能があるため、「至急」などの文字を登録しておくと、最優先でメッセージをチェックすることが可能なほか、すべての操作ログを記録しているため、端末を紛失した際は、アクセスログから紛失中にどのような情報が漏えいしたかを確認することができ、それを元に情報漏えいの判断をすることができる。

IDとパスワードに加えて端末とアプリの認証を行う4キー認証でセキュアな環境を構築

安心・安全なクラウド上で稼働するビジネスアプリを月単位で利用可能

NTTコミュニケーションズの提供するビジネス向けソリューションのオンラインストアである「すぐに使えるビジネス向けアプリ」から「TopicRoom」を導入すると、大きなメリットがある。「すぐに使えるビジネス向けアプリ」以外から契約を行うと、1年単位での契約となるが、それが月単位での契約が可能になるという点だ(最低利用期間有り)。また、「すぐに使えるビジネス向けアプリ」では、ほかのアプリの契約や支払いも併せて一元管理ができるというのも魅力だ。

さらにNTTコミュニケーションズのクラウドで稼働する点もメリットだ。稼働するクラウド基盤自体が万全のセキュリティを備えており、豊富な運用実績を持っているというのは見逃せないポイントだろう。

安心・安全な環境で稼働するチャットツール「TopicRoom」なら、活発なコミュニケーションを促しながらもしっかりと管理をしたいというコミュニケーションに関する要望を叶えてくれるはずだ。