「会議」というタスクの重要性についてしっかり理解しているだろうか? 幹部やチームリーダーが、戦略や方向性をしっかりと伝え、メンバーから上がった課題や問題を全員で考えることができる時間だ。

逆に言うと、会議が効果的なものでないと、参加者全員の時間を無駄にすることになる。話し合う内容はさておき、週の何曜日に、何時にするのが望ましいのか、Open Forumの記事「ミーティングはいつするのが生産的か(原題：The Most Productive Times to Hold a Meeting)」で分析を行なっている。

月曜日と金曜日はNG、お昼時は要注意

記事によると、伝達事項や確認事項が多い週の初めの月曜日の朝。ミーティングを開きたいところだが、効果的な会議を行ないたいのであれば避けた方が良いという。

週明けすぐの時間は、仕事のペースが掴みづらく、全体の話をしても頭に入りにくいのだという。

それならば幹部だけでも、と言いたいところだがそれも良くない。「幹部がいなくなると、部下は今週すべき仕事、今日すべき仕事がわからず、会議が終わるまで指示を待たなければならない」というのが理由だそうだ。

オススメとされるのは、火曜日だ。週1のミーティングを開くなら、全員が落ち着いた火曜日で、戦略的で優先順位を付けた話をするなら午前中がいいという。だが、ランチに差し掛かる時間は駄目だ。腹が減っては戦ができぬ……ではないが、集中力がなくなってくる時間帯だという。

だからといって、ランチをしながらのミーティングも反対とのこと。社員が「無理矢理食べさせられているような気分を感じる」からというのが理由だ。

いくら「生産性」や「効率性」のためとはいえ、食事と仕事を一緒にというのは無理がありそうだ。それでも、どうしてもランチタイムにしかできないという事情がある場合は、会議中にちゃんと食事がとれる時間を設けるようにと助言している。

ではランチ後のミーティングはどうか。これもNGという。食事をとることで血糖値が変化するためとのことで、ランチ後は全員共通して生産性向上に寄与しない時間帯のようだ。午後も注意が必要で、特に15時～18時までは疲れを感じやすいという。

週後半にミーティングをする場合は、金曜日を避けるべし。もちろん、先ほどの通り、午後はNGだ。金曜日の退社前は、プライベートで用事を入れる人が多く、全員が集中力を保てる時間とは言いがたい。それならば、木曜日午後の方が良いとしている。

週の頭でも終わりでもなく、真ん中の水曜日はかなり狙い目。記事では、毎週水曜日の朝一番にミーティングを開いているというある保険会社の例を紹介している。前の週をレビューし、今週の後半戦についても話し合えるためだ。

ミーティングで最も重要なのは日時よりも中身。ただ、日時が違うと内容やメンバーの集中力が変わってしまうという状況であれば、安易に決めることなく、上記のバイオリズムにあわせる方法を参考に、戦略的に考えたい。