「社内の業務管理ツールとして何を使っていますか? 」とビジネスパーソンに尋ねた場合、もっとも多く返ってくる名前は「Microsoft Excel」(以下、Excel)だろう。Excelは、特に数値入力が必要な書類作成や数値管理をする場合、非常に重宝するソフトだ。その一方で、業務管理ツールとして利用すると「ちょっと困ってしまう」部分もある。
そんな場合に試してもらいたいのが、サイボウズが提供する業務改善クラウド「kintone」だ。
Excelで業務管理する時に起こる「ちょっと困ったこと」
交通費や経費の申請、顧客リスト・案件管理、見積・請求書、日報・出退勤表etc…日々の業務において使用する書類ファイルは多岐に渡る。そして多くの場合、それらの書類はExcelで作成されている。
このように様々な場面で利用されるExcelだが、業務管理ツールとして日々利用していると、いくつかの問題に直面する。例えば、以下のような経験はないだろうか?
ケース1 リストの入力の順番待ち
A「顧客リスト入力するから、ファイル閉じてくれない? 」
B「こっちが先なんだから、終わるまで待ってよ! 」
ケース2 大量に送りつけられるファイルの管理
A「今日の日報、営業全員分送っておきました」
B「Excelファイル30個とか、開くだけでも時間かかるなぁ」
ケース3 バージョン違い
A「頼まれていたExcelの書類フォーマット、完成しました! 」
B「君のExcelとはバージョンが違うから、この機能は使えないよ」
ケース4 データの先祖帰り
A「あれ、昨日入力したデータが消えている」
B「すいません、さっき間違ってファイルを上書きしちゃいました」
サイボウズ株式会社 ビジネスマーケティング本部 kintoneエバンジェリスト 田村 悠揮氏 |
「Excelは非常に便利なソフトです。ただし、複数の人が同時にアクセスし、情報を共有することを前提としたツールではありません。だから、このような問題が発生してしまうのです」と語るのは、サイボウズ株式会社において「kintone」エバンジェリストとの肩書きを持つ田村 悠揮氏である。
前述のような「困ったこと」を解決するために、できればExcelによる業務管理からは脱却したい。しかしExcel利用から、いきなり本格的な業務システムを導入するのも敷居が高い。毎日、忙しそうにしている情報システム部にアプリを作るように相談するのも気が引ける。もっと簡単に、自分の部署内だけでもなんとかできるような手軽なツールはないものか。
「そんなニーズに応えるのがkintoneなのです」(田村氏)
kintone 全国セミナー
「kintone」は2011年11月の提供開始以来、2年弱で契約社数 1,000 件を突破した、業務アプリクラウドサービスです。そんな、今最も勢いのあるクラウドサービスをより多くの方に知っていただくために、全国各都市で「kintone」のセミナーを開催しています。セミナーでは「kintone」を初めて触る方にも分かりやすく、基礎から応用編までくわしくご説明いたします。全て無料のセミナーですので、お気軽にご参加ください。「kintone」は30日間無料でお試しいただけます
お手軽に、チームに適した業務アプリを入手
「kintone」とは、サイボウズが提供する「業務改善クラウド」である。
Webブラウザにて表示される画面を共有して使用するため、情報は常に最新の状況が表示される。もし情報が上書き更新されてしまった場合でも、変更履歴が全て自動的に残るので、誰がいつどの部分を更新したのかがすぐに分かる。勿論、複数メンバーが同時にアクセスして作業をすることも可能だ。
「kintoneであれば、Excelの利用で生じる困ったことを解決する業務アプリを、手軽に入手することが可能です」(田村氏)
その入手方法は大きく分けて以下の3つ。
まず、パーツをドラッグ&ドロップで配置し、オリジナルの業務アプリを作成する方法。直感的な操作で、業務に合わせてフォーマットを作成することが可能。
次に、Excelファイルを読み込んでアプリ化する方法。既存のファイルをそのまま流用できるので、導入した直後から業務アプリを利用できる。
3つ目が、「kintone アプリストア」を利用する方法。業種別、利用シーン別に分類された50種類以上の業務アプリから欲しいものを手に入れることが可能だ。
このように「kintone」では、専門的な知識がなくても手軽に業務アプリを手に入れることができる。また、サーバーなどの複雑な設定も不要。費用も1ユーザー780円/月～と低価格。コストや手間の点から見ても、導入の敷居はかなり低い。
「業務改善はしたい。だが全社的なシステムの導入には手間もコストもかかってしまう。だったら、せめて自分たちのチームだけでも」そう思った時、実際にそれができてしまう手軽さが「kintone」の魅力だ。それを裏付けるかのように、「約7割が営業部門や経理部門、サポート部門など、専門的な知識を持たない部署が導入しています」(田村氏)とのことだ。
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ドラッグ&ドロップで直感的に業務アプリを作成可能 |
チームで利用することを前提としたコミュニケーションツール
「kintone」が持つもう一つの特徴、それは単にデータの管理や書類の申請を行うだけのツールではなく、「チームが情報を共有するためのコミュニケーションツール」である点だ。
「kintoneでは、データに紐づく形で連絡・相談などのコメントを入力できます。チーム内の意見交換を整理しまとめ、情報の共有がなされるようになっています」(田村氏)
なお、このコミュニケーション機能は、社内の部署だけではなく、社外にも広げることが可能だ。その代表的な例が、「株式会社関西」における導入事例である。
訪問介護や児童デイサービスなどの福祉事業を行う株式会社関西では、介護の内容や児童の様子などの情報を、「kintone」を用いて家族に向けて提供するなどのコミュニケーションを行っている。リハビリの様子を写真で提供したり、家族からの質問コメントに回答したりするなど、コミュニケーションが深まることで、顧客からの信頼感が増しているとのことである。
このような使い方ができるのも、手軽に、かつ簡単に利用できる「kintone」ならではであろう。
なお、サイボウズでは「kintone」の使い方や活用事例について紹介する無料セミナーを全国各地で開催している。「本当に簡単なのか? 」「専門知識は不要なのか? 」実際に見て確かめてもらいたい。
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株式会社関西におけるコミュニケーション事例。ゲストスペースという機能を使い、社外との情報共有をセキュアに実現 |
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