仕事の効率化を図る"8つの考え方"

「効率化を図ろう!」というと、「聞き飽きた」という声が帰ってきそうだが、今年も残り1カ月。慌ただしい年末だからこそ、効率化について考えたい。効率化を説くビジネス記事は色々とあるが、今回はIncの記事「効率よくデキる人がやっている8つのこと(原題:8 Things Really Efficient People Do)」を紹介したい。

マルチタスクはNG

「複数のことを平行してやっている」という人は「効率化アップになる!」と思ってやっているのかもしれないが、それは逆効果。

記事によると、1つ以上のことにフォーカスできる人はなかなかいないのだそうだ。集中力が分散するとクオリティは下がってしまい、やり直しする羽目になることもある。

1つの事に集中して完成させて、次の作業へと進む方が効率的にタスクをまっとうできるのだという。どうやらマルチタスクが効率化に繋がるのはPCの世界だけで、人間は1つずつタスクを消化していく方が効率化への早道といえそうだ。

代理を立てる

ひょっとして、自分一人では対応できない量の仕事を抱えていないだろうか。とてつもない量の仕事を着実にこなす人がたまにいるかもしれないが、こなせる仕事量に限界は存在する。

時間内に終わらない場合は、他の人に頼むという選択肢も考えよう。丸ごと投げるのではなく、細分化して複数の人にお願いするのも良いだろう。「効率が良い」ということは「自分の作業を減らすことに長けている」という見方もできるのだ。

きちんと休む

作業と作業の間に一息入れたり、ランチタイムにリラックスできる時間を作ったり、休憩をしっかりと取ることが効率化の第一歩。思い切って席を離れて休憩しよう。

コミュニケーションを使い分ける

作業をするのは1人であっても、仕事では誰かしらとのやり取りが生じている。効率化のためには、コミュニケーションの効率化を図ることも考えたい。

1通のメールで済む場合と、相手から質問が来て返事をして、また別の質問が来てという形で何往復もやり取りをする場合では、かかる時間が大きく違ってくる。メールの度にあなたの作業は中断されるため、集中ができなくなる。一度でコミュニケーションを終えることができるように心がけよう。

スケジュール上手に

スケジュールに一定のルールがないと、スムーズな行動ができなくなる。スケジュールの確認に追われると、余計に時間がかかってしまう。

特に外回りの営業であれば、移動にも手間取ってしまうかもしれない。一定のルールを持つことで、スケジュールに支配されるのではなく、自分が思うような行動を取れるようになるだろう。

モノをなくしてしまうことは効率化の最大の敵

モノを探すことが多い人は、まずはここから効率化を図れるはず。出かけるタイミングになって「名刺入れがない」ことや「ここに置いておいた資料は」と部下に尋ねたり、「ファイルを入れたUSBメモリを持ってきたはずなのに」と、探し回る時間を考えてみてほしい。整理整頓を常に意識するクセをつけることで、効率化が図れるのではないだろうか。