ゼロからはじめる「ScanSnap」第6回 - 名刺をスキャンして上手に管理しよう

ScanSnap iX500には名刺スキャン&管理ソフト「CardMinder V5.0」が付属

かつてはバインダーやボックスに収納、整理していた名刺も、今はスキャナで電子化してPCやスマートフォンに入れて持ち運ぶユーザーが増えている。名刺をデジタル化すれば、検索や共有が簡単に行えるため、仕事の効率が格段にアップする。「以前もらった名刺はどこだっけ?」と探しまわる時間の節約になるし、そもそも失くしてしまうという心配からも解放される。そこで今回は、ScanSnap iX500(以下、iX500)に付属する名刺管理ソフト「CardMinder V5.0」(以下、CardMinder)を紹介したい。

CardMinderは、iX500で名刺をスキャン、デジタル化して、管理するためのアプリケーションだ。iX500とも連携し、CardMinder画面の「スキャナ」ボタンやiX500本体の「スキャン」ボタンを押すことで、名刺をスキャンしてCardMinderへデータ転送できる。読み取った名刺データはOCRを利用して文字認識を行い、企業名、住所、電話/FAX番号、メールアドレス、所属部署、肩書き、氏名など、名刺に書かれた情報をテキストデータとしてデータベース化することが可能だ。また、Microsoft Outlook、年賀状作成ソフトなどのアプリケーションとも連携する機能を持ち、PCで大量の名刺を効率的に管理、活用できるのが特徴である。

ScanSnap iX500とCardMinderで名刺をスキャンする

それではさっそく名刺を取り込んでみよう。一番簡単なのは、「クイックメニュー」からCardMinderを呼び出す方法だ。iX500に名刺をセットして、iX500本体のスキャンボタンを押す。クイックメニューが起動するので、「CardMinder」を選ぶ。名刺が複数ある場合も、iX500のADFにまとめてセットすれば1回の操作で取り込める。

クイックメニューを利用しない場合は、CardMinderを起動してから、読み取りを実行してもよい。iX500を標準設定でセットアップすると、デスクトップに「CardMinder」アイコンか作られるので、これをダブルクリックする(Windows 8 / 8.1のスタート画面やアプリ一覧、Windows 7以前のスタートメニューからCardMinderを起動してもよい)。

CardMinderが起動したら、「ホーム」タフにある「スキャナ」 ホタンをクリックすると読み取りを実行する。

CardMinderのデフォルト設定では、読み取り設定が「片面読み取り」となっている。両面印刷の名刺や、名刺の裏にメモを書いている場合は、「スキャナ」ボタンの「▼」部分をクリックして、「名刺タイプ」-「両面」に変更しておこう。なお、名刺の裏表を別々に読み取って、あとから合わせることも可能なので、好みの方法を選ぶといい。

読み取りが終わると、名刺に印刷されている名前や会社名、住所などの情報を自動的に文字として認識し(OCR処理)、データ編集ウィンドウに自動入力してくれる。名刺イメージ(画像)も表示されるので、イメージ上の文字が正しく入力されているか確認しよう。

CardMinderは、日本語、英語、中国語など11言語の名刺に対応している。認識する言語が異なっていた場合は、「ホーム」タブにある「認識」をクリックして、選択した言語で認識し直すことができる。

次ページ: CardMinderの基本的な使い方