たかがメール、されどメール――。スマートフォンやタブレット端末、SNSなどのサービスやアプリ。IT環境は様々な側面で日々進化しているが、電子メールの効率化はなかなか改善せず、メール対応に追われる時間がほとんど変わらないというのが、現状ではないだろうか。今回は、IT Worldの記事「メール対応を効率化するための5つの方法(原題:5 Ways To Enhance Your Email Efficiency)」で紹介する小技を見てみよう。

この記事は、電子メールの処理をなんとか手短かに済ませたいという読者からの質問に専門家が応えるものだ。プロジェクトマネージャーだというこの人物は、「プロジェクト管理よりも、電子メールを読み書きしている時間の方が長い」と感じている。

これに対するアドバイスは次のようなものだ。

「回答リスト」を作る

メールでよく聞かれる質問がいくつかある、という場合はこの方法がオススメ。自分専用のFAQと考えると良いだろう。これをコピペすれば、時間を短縮でき、なおかつ丁寧な返事ができる。

先んじてメールをする

複数の人から定期的に、プロジェクトの進行状況といった同じ内容のメールが来る場合、月次レポートを作成してこちらから送るのも一つの手。

このテクニックのメリットは、1つ目の手法と同様に、複数の相手に同じ内容のメールを書く手間が省略できる上、こちらから先に報告するという姿勢を示すことができるので、上司など相手の印象もアップする。

時にはメールではなく電話で

メールはどうしても時間がかかる。最初に「おつかれさまです」、最後に「よろしくお願いします」など、一言で済む内容でも書かなくてはならないからだ。内容によってはPCではなく、電話の方が適しているものもある。どれほど入力が速いとしても、電話で会話する方が速く済むことがある。

メールではなく、電話でやりとりを済ませるメリットとしては、メールではだらだらと追加で質問がくることがあり、一度で終わらない可能性を回避できるという点にある。メールを返信するたびに、あなたの作業が一度ストップしている事を考えると、だらだらとメールをしてしまう相手や手短かに済ませたい場合には、電話がオススメだ。

CCを減らす

可能であれば、CCに入れる人を減らしてはどうだろうか。やり取りする相手が多いほど、メールが来る可能性が高くなる。

ただし、CCで仲間意識が生まれている場合、これまで特定の内容のメールでCCに入れていた相手を外すと関係がギクシャクするかもしれないので、注意も必要だ。

はい/いいえで答えられる質問を

簡潔に済ませたいメールでの文章は「どうですか」といった"開かれた質問"ではなく、「はい」「いいえ」で答える"閉ざされた質問"が適している。

具体的には、「〇〇についてはどうなっていますか」だと、相手はさまざまな答えをしてくるので、追加で聞き直さなければならない。可能ならば、「○○はXX月中に終わりますか?」と具体的に質問することが重要だ。