会議と聞いて心が踊るという人は、おそらくほとんどいないはず。面倒なプレゼンの準備はもちろん、「長い」「退屈」、「時間がもったいない」など、さまざまな思いがあるだろう。簡単ではないが、参加者の心がけ次第で意義ある会議にすることは可能だ。Open Forumが「Read This Before Your Next Meeting(会議の前に必読)」で伝授しているコツを紹介しよう。

記事は、Al Pittampalli氏による著書『Read This Before Our Next Meeting』から、以下の6つのポイントを並べている。

(1)すでに決定していることを支持するのが目的

成功する会議には、「行動のために偏見を」という考え方が必要だ。Pittampalli氏によると、会議とは、「衝突を解決する」「行動のための協調に導く」の2点にのみフォーカスすべきだという。

(2)延長はなし、時間内に終えよ

会議をセッティングする時は、必ず終了時間を決めること。時は金なり、時間は有効に使おう。会議には参加する人数分の時間というコストがかかっているのだ。会議のリーダーは参加者に開始と終了の時間を確認し、徹底してもらおう。必然的に、最重要課題とすぐにとるべき対策がフォーカスされるはずだ。

(3)参加者数に制限を

必須ではない参加者は招待しないこと。人数が増えれば、合意するのに時間がかかり、結果として、合意に達するまでのプロセスを遅らせる。

参加者に対しては、「会議がスタートする前に次の2つのことを明確にしておく必要がある」とPittampalli氏。1つ目は「自分はこの会議に重要なバリューをもたらすことができるか」、2つ目は「会議の前に自分の意見を伝えることができるか」だ。

(4)準備していない人は会議に出席すべきではない

リーダーは会議前にアジェンダを作成し、資料とともに送っておこう。参加する人はこれを見て、準備をしておく。これにより、会議が始まったと同時に議題に入ることができる。

アジェンダには課題、代案、会議で話し合うことを明記すること。会議前の時間が最も重要という人もいるぐらいだ。準備をしていない人は参加すべきではない。各人の周到な準備の後に1時間の会議で決めたことが、数億ドルの事業効果をもたらすことだって可能なのだ。

(5)行動計画へのコミットを

会議では必ず、行動計画を出して終わりたい。その際、「どの行動にコミットするか」「誰がどの行動に責任を持つのか」「期限はいつか」などを明確にしておこう。

(6)ブレインストーミング

効果を生む会議でどのようなブレインストーミングが行われているのか、これについてもPittampalli氏は触れている。そのポイントは、「議題に情熱を持っている人、他の人の考えに対しても偏見なく評価できる人のみを集め、『ダメだ』『どうせ』が口癖の人は招待しない」こと。ブレストセッションをうまく導くファシリテーターも重要だという。