短時間で最大の効果を上げる――これは、あらゆるビジネスパーソンにとって永遠のテーマだろう。さまざまなノウハウが語られているが、Open Forumでは、「How to Make 6 Figures in a 30-Hour Work Week(週30時間労働で売り上げ7桁を達成するには)」というタイトルの記事で、業務の効率をアップするコツを紹介している。

時間を区切る

すべてが自分にかかっていると言っても過言ではない起業家の場合、まとまった休暇をとっていないという人が多く、平均労働時間は週70時間(The Princeton Reviewの調査)というデータもある。だが、米フロリダ州でマーケティング企業を共同で立ち上げたTravis Miller氏とJimmy Vee氏は、週30時間労働で夏には8週間の休暇をとっているという。

では、彼らはどのようにしてワークライフバランスをとっているのだろうか?　Miller氏とVee氏は毎月、カレンダーに向かってある作業をする。

営業プレゼンに専念する日は緑、クライアントとの打ち合わせはオレンジ、経営上の管理作業の日は赤……といったように、作業ごとに決めた色をカレンダーに塗り込むのだ。「やることは無限にある。何もしなればいくらでも仕事に時間を費やしてしまい、気がつけば12時間働くことになる」とVee氏。カレンダーに色分けして時間を区切ることで「時間に対してルーズではなくなる」と述べている。

Miller氏とVee氏がもう1つ徹底させているのが、「シングルタスク」だ。いろんなことを同時にやるマルチタスクではなく、1つの作業に時間を割き、決めたことを時間内に終わらせる。作業中はほかの社員は邪魔をしないというポリシーも設けているそうだ。

合理化とアウトソース

毎回顧客に宛てた電子メールを一から書くというのは効率的とは言えない。このプロセスはぜひとも自動化したい。ビジネスコーチングを営むMalenie Benson Strick氏は、見込み客向けのセールスに関するメールを担当する人を決めているのだそうだ。Stick氏は電子メール管理も外部にアウトソースすることで、重要なメールにのみ本人が対応することでメール処理に割く時間を30分に短縮した。

「これまでの習慣だからと、物事を本来の10倍以上複雑にしてしまう人が多い」とStrick氏。「仕組みを作って合理化することで、他の重要なことに費やす時間は作れる」と同氏は見ている。

効率化の次は、いかにして業績を最大化するかだ。あくまでも時間短縮の観点から見た対策に限定すると、「既存顧客を大切に」ということになる。新規顧客を獲得することがいかに難しいか、そして時間とコストがかかるかを思い出せば、短時間で売上をアップさせるのに既存顧客が大切というのは明快だ。既存顧客の満足度を高めて、顧客からの紹介で新規開拓できれば言うことなしだ。