現在、中小企業の経営者から大きな注目を集めているのが、日本マイクロソフトが提供するSaaS型クラウドサービス「Microsoft Office 365」である。

WordやExcel、PowerPointといったMicrosoft Office製品やWeb会議機能がオンラインで利用できるため、ユーザーは出張中や外出中など場所を問わずに仕事に打ち込める。メールサーバやスケジュール管理サーバ、Webサイト設置機能など、昨今の企業ユーザーに不可欠なシステムも揃っており、それらをWebブラウザから管理することが可能だ。加えて、多くの企業で導入されているActive Directoryと同様のユーザー管理が実現できるため、機密データへのアクセス制御方法などで悩むこともない。しかも、これだけのインフラを申し込み後すぐに使い始めることができる。

……と、このように特徴だけを挙げると文句の付けようのないサービスに思えるOffice 365だが、IT管理者やユーザーにとって真に有用なサービスかどうかは、やはり実際に触れてみないとわからない。利用できる機能の概要だけでなく、操作性や仕様上の制限などの細かい部分もチェックしておきたいというのが導入検討者の本音だろう。

そこで本企画では、Office 365を実際に導入/運用してみながら、機能詳細や使い勝手などを12回にわたって解説する。システムを管理する情報システム部門と機能を利用するユーザーの双方の視点で、Office 365に含まれる各サービスを取り上げていこう。

なお、Office365は社員数1万人以上の大企業から、個人で働くフリーランスまで幅広く対応したサービスになる。企業の規模が変われば利用する機能も異なるので、解説を円滑に進めるためには、ある程度利用シーンを特定しておく必要がある。そこで、本企画の前提とする導入企業像を以下のように定める。

○想定企業 : マイナビ商事

マイナビ商事では、外出先からのリアルタイムな情報共有などによってもたらさらえる業務効率化に魅力を感じ、Office 365の導入を検討している。従業員数は80人、拠点は国内外に複数構えている。

これまでもWindows Serverを社内に設置し、Active Directoryによるユーザー管理を行ってきた。Exchange Server、SharePoint Serverといった基本的なMicrosoftサーバ製品は使用中。専任の情報システム管理者も置いている。可能であれば、社内のActive Directoryを使ってOffice 365のユーザーを管理したい。

このような企業で実際に導入し、ユーザーが利用していくことを想定しながらOffice 365を紹介していく。オンラインサービスを検討中の方は、ぜひとも参考にしてほしい。

まずは使用するプランを決める

それでは早速、Office 365の導入作業に入ろう。

Office 365 を導入するための最初のステップとしては使用するプランを決める必要がある。

Office 365 では以下のプランが提供されている。

マイナビ商事は教育機関ではないため、professionals and small businessesとmidsize businesses and enterprisesの内容を比較してみることにした。

表1

Office 365 for professionals and small businesses Office 365 for midsize businesses and enterprises
利用ユーザー数 1～50 1～万単位
課金 月単位 月単位
年間
決済方法 クレジットカード
請求書		 クレジットカード
請求書
利用可能機能 Exchange Online
Forefront Online Protection for Exchange
SharePoint Online
Lync Online
Office Web Apps
Office Professional Plus

※ Office Professional Plus はプランには含まれておらず追加で購入		 Exchange Online
Forefront Online Protection for Exchange
SharePoint Online
Lync Online
Office Web Apps
Office Professional Plus

※ プランによって含まれる機能が異なる
※ 各機能を単体で購入することも可能
サポート オンラインコミュニティ オンラインコミュニティ
24時間365日対応のサービスリクエスト
独自ドメイン名の使用 可能 可能
Active Directory同期 不可 可能

Office 365 for professionals and small businesses (Office 365 for professionals and small businesses)ではプラン Pの1種類だけであるが、Office 365 for midsize businesses and enterprises(Office 365 for midsize businesses and enterprises) に関してはプラン E1/E2/E3/E4、キオスクワーカー向けのプラン K1/K2が準備されており、それぞれのプランでユーザー数や使用できる機能が異なっている。

Active Directoryの利用やサービスリクエストを使用するためにはOffice 365 for midsize businesses and enterprisesが必須となるようだ。

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