Gcal Connectionで、サイボウズの予定とGoogleカレンダーを同期する

グループウェアでは、スケジュール管理をさまざまな形で運用することが多い。同一部署内で各人の行動予定を共有する、などは、わりと一般的な利用形態といえる。

社内では、PCからのアクセスで問題ないだろう。ところが、一歩社外に出た場合、スケジュールの確認は難しくなる。もちろん携帯端末などからアクセス可能な機能もあるが、セキュリティポリシーで、社外からの直接アクセスを禁止していることもあるだろう。

そんな環境で利用したいのが「Gcal Connection for Cybozu Office」である。サイボウズOffice 6 / 7 / 8 / 9のスケジュールとGoogleカレンダーを双方向でスケジュール内容を同期することができる。本稿では、Gcal Connection for Cybozu Officeのインストールから利用事例までを紹介する。

図1 ペガシスの公式ページ

同ソフトは、発売元のペガシスのWebページからダウンロード購入できる。ライセンス料金は、シングルアカウントで4980円(税込)である。アカウント数に応じて、ボリュームライセンスも用意されているので、利用形態に応じて検討すればよいであろう。システム要件は、以下の通りである。

対応OS	Windows XP(SP2以降)、Vista、Windows 7(32/64bit)
その他	.NET Framework 3.5 SP1(ない場合にはインストール時に自動的にインストールされる)
CPU	Pentium III 1.0GHz以上、もしくは同等性能以上のCPU
メモリ	256MB以上
HDD空き容量	5MB程度＋データベース領域

当然だが、ネットワーク環境も必要となる。特に敷居の高いものはないだろう。インストールや実行には、Administrator権限が必要となる。

インストール前の準備とインストール

インストール前にサイボウズ側の確認をしておこう。まずは、スケジュールである。図2のようになっていれば問題ない。

図2 サイボウズ上のスケジュール

それと、ログイン名を作成していない場合には、ログイン名を設定しておく。図2の画面下の[システム設定]→[ユーザーの設定]で、個々のユーザーから[変更する]を選ぶ。

図3 ログイン名の設定

普段、使用しているのであれば、特に設定変更をするようなことはないであろう。図1のWebページから、Gcal Connection for Cybozu Officeをダウンロードし、ダブルクリックで、セットアップを開始する。次いで、使用許諾契約となるので、適切に対応する。セットアップの種類の選択では、デフォルトの[完全]を選ぶ(図5)。


図4 セットアップの開始	図5 セットアップの種類

あとは、[インストール]をクリックし、図6となれば完了である。

図6 セットアップの完了

Gcal Connection for Cybozu Officeの設定

インストールが完了すると、デスクトップにGcal Connection for Cybozu Officeのアイコンが作成される。クリックして、ライセンスの取得と同期対象のサイボウズを選択する(図7)。

図7 ライセンスの取得とサイボウズの選択

購入の際に送られてきたシリアル番号を入力し、[同期対象のサイボウズ]のプルダウンメニューで使用中のサイボウズを選択する。ライセンスが取得できると、図8が表示される。次いで、初期設定を行う。タスクバーのアイコン(図9)を右クリックし、[環境設定]を選ぶ。


図8 ライセンスの取得	図9 タスクバーのアイコン(左から2つめ)

まずは、[アカウント情報]タブで、サイボウズに関する情報やGoogleのアカウントを入力する(図10)。

図10 アカウント情報

注意すべきは、[ID]は図3で設定したログイン名を設定することだ(名前ではない)。入力したら、[ログイン確認]で正しくログインできるかを確認しておこう。正しい場合は、図11のようになる。

図11 ログインの確認

Googleカレンダーでは、IDやパスワードを入力したら、[カレンダーリストを取得]クリックした後、どのカレンダーと同期するかを指定する(プルダウンメニュー追加されるので、選択すればよい)。あとは、同期できないといったエラーが発生した場合のエラーメールの設定もしておきたい。ここでも、[テスト送信]で確認をしておくとよい。以上で、アカウント情報の設定が完了である。そして、[初回同期・リセット]タブに移る(図12)

図12 初回同期・リセット

初期同期で、メインで使用するカレンダーに先ほど設定したカレンダーとなっていることを確認し、[初回同期]をクリックする。同期が実行される(図13)。同期が終わると、処理結果が表示される(図14)。


図13 初回同期中	図14 同期処理結果詳細

では、実際にGoogleカレンダーにアクセスしてみよう(図15)。

図15 同期されたGoogleカレンダー

図2と同じスケジュールが見てとれる。同じものをiPhoneで表示したのが、図16である。

図16 iPhoneで表示

より便利に使うための設定

Gcal Connection for Cybozu Officeの便利な設定をいくつか紹介しよう。まずは、同期の方法である。サイボウズからGoogleカレンダーのみへ同期モード(一方通行モード)と両者でスケジュールの更新を反映する同期モード(双方向モード)の2つがあり、いずれかを選択可能である(図17)。

図17 同期設定

双方向モードにすれば、サイボウズとGoogleカレンダーのスケジュールを同一に保てる。社外からでも、自分のスケジュールをリアルタイムで共有可能となる。また、携帯端末ですべてのスケジュール管理も可能となる。もし、同じような更新があった場合には、より新しいものが優先される。まったく同時の場合は、サイボウズ側が優先される。マルチアカウントライセンス使うと、専用PCに本製品をインストールし、社員全員のスケジュールを同期させ、外出先で社員のスケジュールを知ることが可能になる。

もう1つ紹介したいのが、非公開予定の扱いである。サイボウズには、自分用の非公開予定を登録できる。そこで、Gcal Connection for Cybozu Officeでは、非公開予定を特定のカレンダーに同期する、もしくは同期しないといった選択ができる。仕事の予定は公開するが、プライベートは別のカレンダーに同期し、他人からは見られないようにするといったこともできる。

さらに覚えておきたいのは、同期のタイミングである。図18のように、[常駐/更新設定]タブで設定する。

図18 常駐 / 更新設定

サイボウズとカレンダーの同期をどのようにするかを設定する。Gcal Connection for Cybozu Officeは、ログオンしていなくても、同期を行うことができる。つまり、外出中でもPCの電源さえ入れておけば、自動的に同期を行うことができる。ログオンしていないので、PCを無防備に晒すこともない。自動同期の間隔は、最低1分から、時間単位で行うことができる。