バックアップは重要――頭ではわかっていても、実は手がつけられていない人が多いのではないだろうか? 落雷に停電、データ消失にまつわるトラブルはいつ降りかかってくるかわからない。データを失ってからではもう遅いのだ。

バックアップというと、PCやサーバのデータだけを思い浮かべがちだが、大事なデータならその保存先がクラウドサービスでもバックアップを作成しておくに越したことはない。無償のクラウドサービス上のデータがなくなった場合、100%復元を保証してくれないだろう。

そこで、さまざまなITを使いなすテクニックを紹介しているWebサイト「Make Tech Easier」の記事を基に、無償で利用できて便利なGoogleのドキュメント共有サービス「Google Docs」のバックアップ方法を紹介しよう。

まずは、Google Docsにログインしたら、[操作]の横にあるボックスにチェックを入れる。チェックを入れると、右側に選択したファイルに対するメニューが表示される。この時、バックアップする必要がないファイルがあれば、そのファイルの左側にあるボックスのチェックを外すとよいだろう。

旧デザインのGoogle Docsで[操作]にチェックを入れた画面。右側にメニューが表示される

新デザインのGoogle Docsで[操作]にチェックを入れた画面。メニューはチェックを入れた後に[操作]を押さないと表示されない

次に、メニューから[ダウンロード]を選択する。そうすると、各ドキュメントをダウンロード、つまりバックアップする時のファイル形式を選択する画面が表示される。ファイル形式はそれぞれ指定することもできるし、すべてのドキュメントを統一することもできる。ファイル形式を統一したい場合は、Microsoft Office、OpenOffice、PDFの3つの形式から選ぶことが可能だ。

文書、プレゼンテーション、フォーム、図形描画、それぞれ一般的なファイル形式でのバックアップに対応している。すべてのファイルはzip形式に圧縮され、1度にエクスポートできるファイル容量は最大2GBまでとなっている。

ドキュメントをバックアップする時のファイル形式を選ぶ場面

バックアップするファイル形式が決まったら、[ダウンロード]ボタンを押す。すると、ファイル圧縮が始まり、終わるとダウンロード可能な画面に変わる。ここで、さらに[ダウンロード]ボタンを押すと、ローカルのマシンにファイルがダウンロードされる。これで、バックアップは終了だ。今回は、デスクトップに「documents-export-2011-08-18」という名前のzipファイルが作成された。

ファイル形式を決めて[ダウンロード]ボタンを押したら圧縮が自動的に始まった

この方法は、バックアップに限らず、Google Docsのドキュメントを加工して使いたい場合にも有用だと思うので、覚えておいて損はないかもしれない。