【Microsoftクラウド体験記】Azureも活用! サービス連携でさらなる効率化へ

会議のスケジュール、関連資料、議事録を共有・管理する

会議などの情報もメールと添付ファイルとで管理されていることがほとんどでしょう。これをSharePoint Online上で管理することで、情報共有が効率化できます。

SharePoint Online上には、会議の情報管理に適した「会議ワークスペース」と呼ばれるサイトテンプレートが用意されています。

会議ワークスペースでは複数の会議情報を時系列で管理できます。そのため、最初に案件情報に関係する会議ワークスペースを1つだけURLで関連付けておき、あとからこのワークスペースに開催ごとに情報を追加するようにしておくと便利です。

会議ワークスペースは、開催日ごとにページを追加できます。

ページの追加方法には、次の3つがあります。

• 会議ワークスペースサイト上で追加
• SharePoint Onlineの予定表リストに登録時に同時に、会議ワークスペースにページを追加
• Outlook 2003、2007から会議の出席依頼を送信する際に、同時に会議ワークスペースにページを追加

SharePoint Online上でのスケジュール管理を行い情報の一元管理を図りたいので、今回はSharePoint Onlineの予定表リストに予定を追加すると同時に会議ワークスペースにページを追加します。予定表は登録したスケジュールを、カレンダー形式で月、週、日単位で表示できます。予定表を使うことで、会議のスケジュールはもちろん、プロジェクトのスケジュールなども同時に管理できるようになります。

予定表にスケジュールが登録されると同時に会議ワークスペースにページが追加され、予定表のエントリには会議ワークスペースページへのリンクが追加されます。