皆さんの組織には、こんな会議がないだろうか。何も決まらない会議、何か決まったような気がするがはっきりしない会議、決まったことが実行されない会議、同じ部署から意味もなくぞろぞろと大勢出席する会議……。昼間は会議漬け、自分の仕事は夜しか行えないという管理職も多いと思う。

そこで「45 Things」というビジネス系サイトに「会議を良くする4つの方法(原題: 4 Ways to Make Meetings Better)」という記事が載っているので紹介しよう。

会議の目的を決める(Have a meeting objective)

これはobjenda(objective + agenda)と呼ばれるもので、たとえば、単に「売り上げを22%向上したい」というのではなく、具体的かつ行動志向の目的(22%向上させるためにはいつまでに何をしなければならないか、など)を会議で設定しなければいけない。

会議の目的がわからないときは、会議が始まるときに司会者に目的を確認するといいだろう。

早めに着く(Be early)

これからは会議の5分前に着くことにしよう。時間通りに行動しようとしても渋滞やら急な電話で結局遅れてしまうことがある。時間通りに着こうとするから遅れるのだ。また、会議では重要な情報は最初に議論することにし、遅刻は許容しないようにする。

遅刻して人を待たせることは、その分の人件費を無駄にしているのと同じだ。いつも会議に遅れてくる人がいるが、そんな人でも海外旅行のときの飛行機に乗り遅れることはない。遅刻しないようにする心がけが足りないということだ。

ミニ会議を活用する(Use more mini-meetings)

5分か10分の打ち合わせで済む場合も多い。立って会議するとだらだらしないでいいかもしれない。

会議時間ついでにもうひとつ、1時間ごとに会議を入れる場合は、50分の会議にしておけば、万が一会議が長引いた場合でも、バッファで吸収できる。

次回の会議の日程を決める(Nail it down)

フォローアップ会議が必要なら、次回の時間と場所を決めるまで会議を終了してはいけない。後で、電話やメールで日程調整するのは大変だ。

また、会議の最後には決まったことの確認もやろう。さらに議事録をすぐに回覧して念押しをしたほうがよい。

1日のうち、会議の占める割合は実に大きい。上記のようなことを1つでも実行して会議を効率化し、業務改善につなげたいところである。