企業が多くの最終収益を得るためには、経費の削減は欠かすことのできない問題。そんな中でも出張経費を抑えるためのポイントを、ビジネス旅行のマネージメントとコンサルティングを手がける、米American Express Business Travelが以下の10のTipsを紹介している。

1. プランは2度行い、予約は1回で済ます

飛行機の乗り換えやホテルの手数料など、旅行者には多くの表向き以外の料金が請求される。予約の前に旅行プランを2度チェックすることで、こうした付加手数料を節約することができる。

2. 荷物は軽く

航空会社が手荷物の持ち込み料金をオプション化するようになったことにより、旅行者は荷物の数を減らすことにより、旅行費用を削減することが可能になった。長期出張の場合には、シャツやズボンを手荷物として持参するよりも、現地でドライクリーニングサービスを利用したほうが安上がりになることもある。出張にたくさんの道具やサンプルを持ち込む必要がある場合には、特急の宅配サービスを利用するのも選択肢のひとつだ。

3. 事務書類をチェックする

パスポートの有効期限と滞在先で必要なビザを事前に確認すること。期限切れや事務書類の不足は出張を遅らせ、費用的にも余計な負担となってしまう場合がある。多くの旅行マネジメント会社が出張前のビザとパスポートのサポートサービスを提供しているので、それを利用するのもひとつの手段だ。

4. 渡航先の空港をより柔軟に選ぶ

複数の空港がある地方への出張の際には、代替となる空港を旅行カウンセラーやオンライン予約ツールのオプションで探してみること。たとえばニューヨーク市の場合、郊外にあるJFK空港への航空運賃は、市中心部にあるラガーディア空港と比較して、余計にかかるタクシー代を差し引いてもトータルでは安上がりになるという場合がある。

5.ムダを監視する

1年間有効の払い戻しが可能なチケットを含む、何千枚ものチケットが未使用のままになっているという報告がある。こうした未使用のチケットをそのままにしてムダにしてしまうよりは、払い戻しをしたほうがたとえ手数料を払ったとしても節約になる。こうしたチケットの未使用を防ぎ、再利用を手助けするためサービスとして、Ticket TRAX(AMEXが提供するサービス)などのチケット自動管理サービスを利用するのもひとつの手だ。

6.出張同行者のホテル滞在は同室にする

複数の従業員が同一の出張先へ向かう場合には、ホテルの同室で宿泊する規定を設けている企業もある。同じ路線に乗り、空港からの移動の際にはタクシーなどの交通手段を共用することは簡単な節約の方法のひとつ。別便で移動する場合にも、ホテルではなく、空港のラウンジで同僚と待ち合わせをして、ホテルまでは一緒に移動すべきだ。

7. 最適なチケットサービスを選ぶ

複雑な行程となる海外出張では、節約のポイントも多くなる。こうした出張の場合には、旅行カウンセラーに相談することが時間の節約にもなり、その時間をビジネスに集中して使うことができる。また、最適な航空会社選びやクラス運賃、特別なサービスといった彼らが持つ知識を活用することができ、何より最も安い運賃を利用することが可能になる。

8. 前もって計画を立て、航空会社やホテルとコンタクトを続ける

航空券やホテルの部屋はより早く予約するほど、より安値で見つけることができる場合が多い。多くの航空会社やホテルでは、予約後に値下げをした場合にも、最も安い料金で提供してくれる。できるだけ早めに出張のプランを立て、その後に値下げされた場合には割引をしてくれるかどうかを航空会社やホテル側に訊ねておくといい。

9. 滞在を延長する

最小限の日程での出張が求められる場合には、帰りの日を金曜から、日曜または月曜に延長することにより、節約につながることもある。可能であれば、週末の休暇の滞在先を同じ方面に含めることを考えよう。

10. いつでも可能な出張はフレキシブルに日程を調整する

チームミーティングなど、いつでも可能な出張であれば、マイレージを獲得できる日に設定したり、オフシーズンの場所を選んだり、出張の日程は柔軟に設定すること。こうした古典的な方法は、航空運賃というもっとも高い負担を抑えるために、現在も一般的な方法だ。