ライフハックにも通ずる部分ですが、毎日のルーチンワークを如何に効率的に、且つ「あれ、何だっけ?」などと思い起こすために時間を割くことが無いようにしたいもの。日々の業務での何気ないメモや、何百と押し寄せるメールには、ほとほと手を焼いている人も多いはず。筆者もGmailで業務はもちろん、プライベートのメールを仕分け、分類しているが、ある時を境にこう思った。

 「"重要"ってラベリングしたけど、"何で"重要なんだっけ?」

いや、実際はメールの文面を読み返せば何故重要だったのかは思い出せる。が、それでは思い出すために費やす時間がもったいない。そこで、Thunderbirdに用意された「XNote」というアドオンの出番だ。

そもそも、Thunderbird 2にはタグ機能が付いており、重要なメールなどには簡単にマークを付けることができるようになっている。だが、「XNote」は、単なるタグとは異なりメッセージにタグ付けすると同時に、自由にメモ書きができる付箋紙を貼り付けることができるのだ。フォルダ等に仕分けしたメールのなかから、「XNote」で付箋紙を貼り付けたメッセージを選択すると、メッセージと併せて付箋紙も現れるので、「自分が何故重要だと判断したか」をひと目で理解することができる便利なツールなのだ。

注意：本稿では、Thunderbirdのアドオンのインストールを行っておりますが、ソフトウェアの利用はすべて使用者の責任においてご利用ください。

まず、Thunderbird Add-onsにて「XNote」を検索。現在では「XNote」と「Xnote Plus」がヒットするが、「XNote」を選択してアドオンをダウンロードしてもらいたい。直接リンクから行く場合は、こちらをクリックするとたどり着く。

ダウンロード後、ローカル環境に落としたアドオンをThunderbirdの[ツール]→[アドオン]を選択してドラッグ&ドロップし、再起動するだけで準備はOK。これで、今までの単なるタグのみの整理整頓ではなく、「XNote」による付箋紙メモでの管理も行えるようになる。

識別のため、もしくは非常に大事なメール、忘れてはならないもの。そんなときにこそ「XNote」の出番だ。付箋を貼って管理しておきたいメールにカーソルを合わせて右クリック後「create note」を選択するだけで何でも書き込める付箋が表示される。

コチラが実際に付箋紙が貼り付けられたメール。付箋紙に自由にメモを書き残せるほか、何時にそのメモを書き残したのかなどの時系列も管理できる。付箋紙のカタチは自由に変形可能だ。

筆者は実際にこの「XNote」というアドオンを知ってから、某メールクライアントからThunderbirdに乗り換えたほど。普段のメールでの重要度に関してはタブ機能で対応し、クリティカルな事象(打合わせや取材、原稿の締め切りなど)については「XNote」の付箋紙メモ機能でひと言残しておくようにしている。

ただ惜しむらくは、付箋の開封にパスワードなどのセキュリティが欲しい、と思ったこと。メールの文面や今までのメールでのやり取りを集約したものを書き込むため、非常に見られてはマズイ内容であることが多いのである。見られてはマズイ情報がものの数秒でチェックされてしまうのは……困りものだが、それは筆者のマシン環境の体たらくからか?

セキュアで迷惑メールフィルタの学習能力も頭ひとつ抜け出している感のあるThunderbirdが、さらに効率よく利用できる「XNote」。器用貧乏ならぬ、整理しては結局メールを探し回る「整理貧乏」に陥りがちな人にこそ、打ってつけのアドオンといえよう。