ついに始まったマイナンバー制度

10月5日のマイナンバーの通知からはや2ヵ月が経過し、通知カードを受け取った人も徐々に増えてきているのではないだろうか。ニュースサイトや様々な媒体でも言われている通り、受け取ったマイナンバーは、平成28年分より下記の各種書面に記載する必要がある。

・給与所得の源泉徴収票
・健康保険、厚生年金、雇用保険等の書類
・証券会社や保険会社が行う、配当金や保険金等の支払調書

10月2日の所得税法施行規則などの改正により、今年分の年末調整ではマイナンバーの記載は不要となった。しかし来年以降の書類や申請書には当初の予定通り、マイナンバーの記載が必要となる。

マイナンバー記載書類提出に伴うリスク

来年以降、各種書面にマイナンバーの記載が必須となるが、マイナンバーの記載が必要な書類を会社に提出する際、社員がとる行動にはどのような方法が考えられるだろうか？ 例えば、平成28年以降の「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」には、本人のほかに、「控除対象の配偶者・扶養親族」のマイナンバー記載欄が設けられているため、本人が申告書を自宅に持ち帰り記入、後日会社に提出してもらう等の方法が考えられる。また、自宅のパソコンやスマートフォンから会社のパソコンにメールで送信、会社のデスクで記入し提出という手法も考えられるだろう。しかし後者の場合では、書類の提出が終わった後でもパソコン内にマイナンバーを含むファイルやデータが残ったままの状態になっているのがほとんどだろう。政府から発表されているガイドラインの通り、マイナンバーは取り扱う区域や担当者、管理する区域を制限しなければならない。
※内閣官房 マイナンバー(社会保障・税番号制度)についてはこちら

このような状況では、マイナンバーを取り扱う担当者が把握できていない区域にマイナンバーが保存されてしまっている可能性が高い。こういった「隠れマイナンバー」への対処はどうすれば良いのだろうか。