取引先数の多い企業にとって、請求書などの経理文書の配送は不可欠な業務だが、同時にコスト削減も求められる。今回は支払通知の電子化により大幅なコスト削減に成功した株式会社レンタルのニッケン(以下ニッケン)で、システム導入を担当したチャーリー 浩一(本名: 田中潤)氏にお話を伺った。

「紙」の支払通知書は取引先でも不評

ニッケンは、取扱品数が3,200種類・67万点にのぼる、建設機械レンタルの最大手だ。ニッケンが頭を悩ませていたのが、毎月約4,000社への支払通知の配送業務。紙で印刷・郵送していたため(発送作業は系列会社への外部委託)、委託費や郵送費を含めて、大きなコスト負担となっていた。

また、通知書の出力は約6,000枚にも及び、環境対策の観点からも時代にそぐわない。取引金額の大小に関係なく発送するので、取引件数の多い企業では50枚近くになるのに対し、明細がたった1行しかない企業もある。IT化の進む現在、取引先からも「紙はムダ」「照合のためにデータで欲しい」といった要望も多かったという。

これらの業務やコストのムダを省き、かつ取引先にも喜んでもらえるシステムへの改善に寄与したのが、ヤマトシステム開発(以下、YSD)の「e-ネコ電子封筒」だった。

安価な初期導入費用とニーズにマッチするシステム

「e-ネコ電子封筒」は、取引先などに対する文書などの大量配信を支援するサービスだ。配信する文書のデータを専用のサーバにアップロードすると、サーバに登録された配信先マスターに従って、取引先に対して電子配信(セキュアな配信手段）、FAX、またはメール便などによって文書を自動的に届ける仕組みとなっている。

ニッケンは「e-ネコ電子封筒」を採用し、取引先企業が必要に応じて支払通知データをダウンロードできる仕組みで運用している。少し詳しく説明しよう。ニッケンは、支払データが確定すると経理システムで作成した支払通知のCSVデータを、インターネットを介して「e-ネコ電子封筒」のサーバにアップロードする。サーバ側では、アップロードされたCSVデータから取引先ごとに分割した支払通知のCSVデータと、「紙」の通知書の体裁とほぼ同じPDFデータが生成・保管される。同時に、「お知らせメール」が取引先に送信される。取引先は、自社のタイミングで必要なデータをダウンロードすればよい。PDFデータだけでなく、CSVデータも提供されるため、取引先側での請求処理の消込作業も効率化できる。

データのアップロードとダウンロードは、Webブラウザでサーバにログインして行う。その際、アカウントによるID/パスワード制御とSSLによる暗号化通信が行われる。サーバ側にはウイルスチェック機能も備わっているため、セキュリティ面でも安心して運用できる。また、「e-ネコ電子封筒」では標準で2年分のデータが保存されるので、ニッケン側にとっても取引先側にとっても安心だ。

約2ヵ月という短期間での導入を実現

気になる導入プロセスだが、ニッケンの経理システムには従来よりCSVデータの抽出機能が存在していたため、「e-ネコ電子封筒」導入に伴うシステム改修は不要だった。配信先マスターデータの作成やPDF帳票のフォーム作成は必要だったが、これらの工数を含めても、サービス運用開始まで約2ヵ月という短期間での導入を実現した。導入の費用も、マスター作成やPDF帳票のフォーム作成を含めても60万円という低価格で済むこととなった。

今回の「e-ネコ電子封筒」導入に際しては、それまで無条件で全取引先に送っていた支払通知を、「配信を希望した企業のみに送付する」といった絞り込みを行うなど、業務改善も実施された。その結果、約1/3の取引先が「送信不要」となり、ランニングコストの低減にも成功している。

「e-ネコ電子封筒」導入後の効果

「e-ネコ電子封筒」の導入により、毎月の支払通知書作成費・配信費などの運用費については合わせて15万円程度にまで下げることに成功。コスト削減額は年額にして約540万円(約75%)になるという。

郵送から「e-ネコ電子封筒」への切り替えは、2ヵ月の並行運用期間を経た後に完全移行を実施。多数の取引先が関与するシステム導入であったが、スムーズな移行を実現できたそうだ。もちろんサービス切り替え直後は取引先からの問い合わせもあったとのことだが、この点については基本料金の範囲内でYSD側がサポート。ニッケンのユーザーサポートに関するニッケン側の負担が少ないこともサービス導入によるメリットだという。

毎月発生する文書の発送コストに頭を悩ます企業は多いはずだ。YSDの「e-ネコ電子封筒」は、単なる発送代行だけでなく、今回の紹介例のように1つのCSVデータを加工してPDF帳票化できるなど柔軟な対応が可能だ。毎月のコストも「基本使用料＋配信料」というわかりやすい料金体系であることもうれしい。自社システムの拡張にかかる高額な開発コストや導入までの時間を考えれば、魅力的なソリューションといえるだろう。

担当営業より

「導入にあたって、CSVデータの準備、取引先様への切替案内、導入後の問合せ対応など、レンタルのニッケン様には大変ご協力いただきました。今後は、より一層お客様業務を勉強させていただき、業務プロセスの効率化ができるようなご提案をしていきたいと思います。」

レンタルのニッケン

建設機械のレンタル事業を主力とする、1967年創業の業界最大手。建設現場で同社のマークが入った重機を多くの人が見たことがあるだろう。ニッケンでは、創立20周年記念の一環として87年からユニークな"ビジネスネーム"制度を導入している。公私の切り替えにメリハリをつけることが主な目的だが、初対面の人との会話が弾むなど、営業面でも一役買っているそうだ(ちなみに今回取材でお世話になったチャーリー氏の名前の由来は、同氏の趣味でもある自転車競技だそうだ)。同氏が所属する経理部門には「帳面太郎」さんや「バランス太郎」さんのように業務に関係のある名前もあれば、「水玉サンゴ」さん「努力実」さんのようなユニークな名前まで様々だそうだ。

ヤマトシステム開発株式会社

ヤマトシステム開発株式会社は、ヤマトグループのシステムで培った経験をもとに、ICTを切り口にお客様業務プロセス効率化を支援するパートナーです。
同社が提供する「e-ネコ電子封筒」とは、文書などの郵便物を電子配信に置き換えるサービスです。

＜おもな導入効果＞
・発注書、支払い明細の配送に関わるコストを平均40％削減
・作業ミスや誤配送などの情報漏洩リスクを回避
・作業負荷を軽減し、スピードアップ

安全、確実かつ効率良く文書を配信できるので、 通知文書などを印刷・郵送されている企業様にお薦めです。

提供：ヤマトシステム開発株式会社

(マイナビニュース 広告企画)